１ケ月のスケジュールの立て方、予定表の作り方、活用方法

Question

１ケ月のスケジュールの立て方、予定表の作り方、活用方法みなさんの予定表の作り方、活用方法を教えてください。
最近、仕事がうまくこなせなくなってきました。
仕事がたまるばかりで、改善していこうと真剣になっているところです。
予定表のとおりに、仕事が進みません。
なので、予定表をついつい無視してしまいます。
みなさんはどうのようにして予定表を作成されていますか？
実行可能な予定表というのは難しいですね。予定表の作り方が間違っているかもしれません。
助けてください。

Answer 1

業種により異なるのかもしれませんが、私は次のような方法をとっています。
ちなみに、私はＳＥです。

まず、やらなければならない作業項目を箇条書き程度に挙げます。
そして、それぞれにかかる想定時間（日数、月数）を求めます（作業工数）。
（求めるといっても、きちんとした基準がなければ、自分で実際にやることを想像して
　どれくらいでできるかな～程度の数字を出します。）
さらに、仕事ですから、おそらく期限があることかと思います。
作業ごとの期限をまとめて、優先順位をつけます。

これで、何を、どの順番に、いつまでに、終わらせるのかが分かり、
スケジュールが引けるかと思います。
ここで気をつけなければならないことが、作業工数です。
工数と期限の組み合わせによっては、１人では不可能ということが十分にあり得ます。
例えば、２ヶ月かかる仕事を１ヶ月でやらなければならない場合、
最低２人は必要です。当たり前の話で恐縮ですが。。。

ここまでの内容が整理できて、スケジュール表ができれば、
あとはそれにしたがって作業するのみとなります。

途中で作業が追加されたときは、一旦作業を中断し、
スケジュールを整備しましょう。
追加された作業の優先度は？工数は？期限は？
これを考慮し、スケジュール表に追加しましょう。
同時に、追加により遅れてしまう作業をチェックしましょう。
遅れが許されなければ増員の手配やお手伝いを要請しましょう。

作業が山積みになると、どうしてもどんどん片付けたくなりますが、
一旦落ち着いて、まずは整理しましょう。
スケジュール作成、進捗管理はとても大事なことです。

期限が近いからといって、ムリなスケジュールを立てることは無意味です。
期限が短くても、工数が大きければ、できません。
早期に人の手配等をすべきです。「早期」が重要です。

ムリなスケジュールをたてても、１週間もしないうちに
スケジュールから遅れが出たりしてしまいます。
そんなスケジュールは１ヶ月ももつわけがありません。
作業ごとの工数は現実的な数字（むしろ少し余裕をもった数字）を出しましょう。

だいぶお忙しいようですが、
焦る気持ちを引き止めて、まず整理しましょう。
規模にもよりますが、工数算出、スケジュール作成等には
３日から１週間ほどはかけてよいと思います。
（本当に規模によりますが。。。）
さらにその結果は、先輩や上司等、頼りになる人に見てもらい、
意見をもらいましょう。
１人の中での解決も危険です。

長々とまとまりのない文章で、回答にもなっていないかもしれませんが、
ご参考にしてもらえればと思います。