プロジェクトマネージャーを担当するにあたり、具体的なスキルについて、どんな勉強をしたらよいか、また参考書などがあれば教え…

Question

プロジェクトマネージャーを担当するにあたり、具体的なスキルについて、どんな勉強をしたらよいか、また参考書などがあれば教えてください。ＩＴ企業のＯＬ、25歳、営業です。
私の部署でとある会社様より大きなシステム開発案件を受注して開発を行っていたのですが、
要件などが膨れ上がりリソース不足から管理も煩雑な状態になってしまっていて、体制を強化すべきとの判断がなされ、
春から私がそのプロジェクトのフロントを任されることが決まりました。

私はこれまでは受注までが担当範囲だったので、受注後、長期にわたってのプロジェクトの管理は初となります。
プロジェクトでは、対クライアントの窓口から進捗管理、リソース配分までを一任されます。（上への承認はもちろん取ってですが、現場の責任者という位置づけです。）
抜擢された理由はコミュニケーション力という部分でと聞いているのですが、自分自身としては、進捗管理の部分で大きな不安を感じています。

とくに、管理のスキルの部分です。
Ｅｘｃｅｌ、Ｗｏｒｄなどは基本的な操作はできますが、申し訳程度、といったレベルです。
今現在、クライアントの要件整理や進捗率などがぐちゃぐちゃに管理されており、状況が見えず、
メンバー全員が日々のタスクをただひたすらにこなしている状態なので、まずはそこをなんとかするところからはじめなければならないと考えています。
まずは、プロジェクト全体を見える化し、要件漏れがないかなどキチンと整理したいのですが、
進捗管理に最適なフォーマットのつくりかたですとが、要件整理がしやすい方法など、どのように管理していくのがよいのかがわかりません。（一応、リスト化などしてみたりはしたのですが、使いずらいな、と感じています…）

担当が切り替わるまでに、少しでも効率のよい方法を模索したいです。
管理の方法として、参考書や良いツールなどがあれば、ご教示いただけないでしょうか。

長くなってしまいましたが、今、見えないトンネルの中で闇雲に走らされて苦しんでいるメンバーを、少しでも楽にしてあげたいです。できる限りの努力をするつもりです。
どうか、アドバイスいただけますと幸いです。
どうぞよろしくお願いいたします！！

Answer 1

プロジェクトの管理において最も重要なのは【段取（だんどり）】です<(_ _)>
【段取】の良し悪しは、実際には『分担』と『スケジュール』を適正に計画し、そのとおりに遂行するところにあります。
このことは、業種や職種を越え、古代の戦闘から現代のイベント開催まで、あらゆるプロジェクトに通用する普遍の原則ですから、既に、広く定式化された考え方と、手法が存在します。
あれこれの、愚にもつかない手法やツールを探すより、原理原則を学ぶ方が有効でしょう。

プロジェクト管理で、最もプリミティブなフォーマットは『工程表』、別名「スケジュール表」です。
西洋では、「ガントチャート」と呼ばれますが、洋の東西を問わず、ともに古くから使われている「見える化」フォーマットとの原典となっています。
面白いことに、業種、職種を問わず、同じ内容が表現されているところを見ても、これが基本であることが分かります。

その内容は、
①まず、プロジェクトで達成されるべき【課題】の抽出と整理です。
参考図では、左端のリストが、それに当たりますが、ともかくも、課題が明らかにされない限り、作業には手の着けようもなく、分担もスケジュールも組みようがないのですから、課題のリストアップが決定的に重要です。
プロジェクトの要件や実行条件を【課題】と誤解している人も多いのですが、そうではありません。
あくまでも【課題】とは【成果品】と対応したものですから、【課題】と書かずに、【成果物】と書くぐらいの方が良いのです。
そしておけば、進捗状況というのは、成果物の出来上り状況、すなわち【出来高】と同じことですから、出来高枚数なり、出来高％なりを表記しておけば、一発で進捗状況がわかるのです。

②課題ごとの分担を決める
課題の実行担当は、結局、チームの誰かに割り振らなければなりません。
これが【分担】で、もちろん、課題に見合った能力を持つ人材に割り振る必要がありますが、それ以上に重要な事は、スケジュール上、その分担が可能かどうかを吟味しながら決めてゆくことです。
それには、次の【スケジュール】を落とし込みながらの試行錯誤が、一定、必要になります。
なお、外注もひとつの分担対象ですから、これも含めておくのが肝要なところです。

③課題を、担当者が、処理する予定日時を決めてゆく
これは、参考図では、課題の真横に水平線を引くことで表現しています。
スケジュール部分の上端にはカレンダーが記入されていますので、何の課題が、誰によって、いつ出来上るのかが、一目で分かるようになっています。
蛇足ですが、この横棒を「ガント」と言います。

さて、参考図の様な【工程表】を書けば、プロジェクト管理に必要な【段取】情報は漏れなく表現されていますので、後は、その【工程表】どおりに業務が進んでいるかどうかを把握するだけです。
建設現場などでは、毎日、朝礼で当日の予定を配布し、終礼で、当日の出来高を報告させることになっていますが、予定と出来高に齟齬がある場合は、ただちに書き換え、翌朝の朝礼で差し替えるというのが当然とされています。
そのために、現場監督は、四六時中、工程情報の収集と改定に走り回っているような状況ですが、これが【段取】というもので、監督の活動の、優に90％は、これが占めているといっても過言ではありません。

Answer 2

すごく的を得ていて、なれたら、とてもいいPMさん
になりそうな予感がします。

エクセル、ワードができなくても、
皆が求めているのは、あなたの頭の中の方針と、
下がやった仕事に対する承認・判断等です。

だから、どんどんこういう方針でゆきたい、
という頭の中を下に伝えればいいことであり、
後は下があなたの手となり足となるわけです。

その頭の中を伝えずして、意識あわせができていないと
あなたの意思どおりに下は動けません。

脳みそ（ヘッド）の命令が明確なほど、
手足は細かく動けるのです。

あなたの命令があいまいであれば、
下もあいまいにしか動けないのです。

かといって、あなたを無視して勝手に動いたり、判断しては
いけないことに社内はなっているのですから。

建設現場の監督さんを考えてみて下さい。

一人で、穴をほったり、支柱をたてたり、壁を作ったり、
そんなこと監督さんができますか？
できません。
そのノウハウは学んでいても、実際、現場の職人ではありませんから
重機を動かして、トビのように作業はできません。

けれど、それでも職人さんたちが設計どおり動いているか
を確認することはでき、設計からずれたことをしていたら、
やり直せと指示ができなくては、どんどん設計はずれてゆきますし、
完成したら、めちゃくちゃなものができてしまいます。

そこがPMの判断が求められる大きな部分です。

こうしてほしいと具体的に設計内容を理解していればいるほど、
職人を具体的に動かすことができるのだと思います。

下も権限がなく動く立場ですので、
コマのように動かされるなら、そう動かしてほしいと、実は望んでいるんですよ。

大切なのは、あなたが動くことではなく、
人をどれだけ上手に動かせるか？ではなかろうか？

一番いやなのが、はっきり自分の方針を相手に伝えもしないくせに、
できあがってから、ああでもない、こうでもない
やり直しなること。それが職人たちは、一番いやなんです。

だったら、はじめから、そういえば、そうしたのに・・・
って、誰もが思うでしょう？

皆、職人ですから、できないからやならいのではなく、
そのように伝えないから、勝手に動けないのです。

逆に勝手にやっていいってなら、
ガンガンやってしまう職人さんたちのほうが多いですよ。
現場は・・・。
けれど、ちゃんと指示をまつように教育されているでしょ？
みんな、あなたの犬なんだから。

逆に自分の判断でやっていいなら、
ここはまかせる・・・と、そう伝えればいい。

それもしないで、生殺し状態が一番いけないと思う次第。
職人の腕も生かせないし、かといって、勝手にもできない。

cosmic_loveloveさんの回答はとても貴重だと思います。
それが抜けているのが実に多いからです。

やれ！といわれても、皆、いろいろ仕事をかかえているから、
スケジュールがはっきりしないと、優先順位がつけにくかったり、
取引先に連絡するにも、じゃぁいつ？って言われるのがわかっているのに、
いつと言えない（笑）
それじゃ、相手も動けません。皆が動けなくなるんです。
相手だって、自分のためだけに動いているわけではありませんので、
スケジュール組んでくれないと、いいもわるいも、調整のしようがないというか・・・。

自分だけのスケジュールじゃなくて、
前工程が何時ごろ終わるのか？ 後工程がどこでまっているのか？も
調整には必要です。

Answer 3

具体的な管理手法をここで述べると長くなるので、、質問者様は初めてのプロジェクトマネージャということです。であれば、以下の二点を手始めに実施されてはいかがでしょうか。
1.PMBOKの入門書による学習
2.身近なプロジェクトマネージャ経験者へのヒアリング
PMBOKは、米国プロジェクトマネジメント協会（PMI）が取りまとめたプロジェクトマネジメントに関する知識体系。網羅的に勉強するにはよいでしょう。ポイントは薄い本を買うことです。要点が簡潔に書いてあります。
身近な経験者に教示を受けるのも有効です。会社特有の仕事の仕方など、本には書いてないことも学べます。事前に頼りにしていれば、困った時にも相談しやすくなります。
大変かとは思いますが、がんばってください！

Answer 4

今は進捗管理やら課題管理はどうやってされているんでしょうね？

プロジェクトが進み始めた状態で今からフォーマットを作る
ってのも結構厳しい気もします。いっそのことバグ管理システム
を入れては？オープンソースの物もあるので費用を掛けずに
やるのも可能です。

ここら辺が参考になるかと
http://www.atmarkit.co.jp/ait/articles/1306/26/news012.html

Excelなんかで作りこんだツールを使ってる会社が多いけど
結局はイレギュラーな事に対応できなかったりして意味ない事
が多いです。

こういったツールだとどの担当者にどれ位の作業を割り振っている
とか、解決済みの事柄はどれだけあって、未解決がどれだけあるか
等をCSVで出力したりグラフで表示できる機能もあるので双方に
とって負担は楽になると思いますよ。