ぶらっくたいがぁさんに質問です。

Question

ぶらっくたいがぁさんに質問です。9/19にいただいた回答の中に

＞審査は、ISO17021（適合性評価－マネジメントシステムの審査及び認証を行う機関に対する要求事項）に従って行わなければならず、文書・記録がないことをもって直ちに不適合と判定することはできません。

とあり、この規格の中から文書撤廃の客観的理由を探そうと思い、読んでみましたが
直接的に該当する項目を見つけることができませんでした。

「文書・記録がないことをもって直ちに不適合と判定することはできない」という文言は存在しますか？

もしない場合は、ISO17021のどの項目が、
文書・記録がないことをもって直ちに不適合と判定することはできないという根拠になりますか。

せっかく教えていただいたのに、私の力量が足りず、確信の持てる項目をみつけることができず申し訳ありません。

17021において、以下の要求事項が、間接的に該当すると考えています。

＞9.1.2.2.4

審査基準は，適合性を判定する際の基準として用い，また，審査基準には，次の事項を含めなければならない。

− マネジメントシステムに関し規定された規準文書の要求事項

− 依頼者が構築したマネジメントシステムが取り決めたプロセス及び文書

■該当すると考えた理由
もし9.1.2.2.4前半部の「規定された規準文書の要求事項」が、ISOの要求事項ならば、

例えばISO14001の4.4.2の力量、教育・訓練及び認識のe）「教育、訓練、技能及び経験について該当する記録を維持する」

にて、うちの会社の文書は撤廃したとすると、これだけみると不適合のように思えます。

しかし9.1.2.2.4の後半部「依頼者が構築したマネジメントシステムが取り決めたプロセス及び文書」

というものが、「組織内で著しい環境影響の原因となる可能性を持つ作業がないと判断されているため、
教育訓練は不要と取り決めている。そのため文書も不要である。」

ことだとすると、審査員は文書がないことをもって不適合とはいえない。

このような解釈でいいのでしょうか？

私が恐れているのは、これまで天動説で通っていた私の会社において、
実務に沿った認証取得について社内での賛同が得られず、無駄な文書を撤廃できないことです。
少ない私の実務経験でわかることは、リスク回避のために物を増やすことは簡単にみんな承認するのに、
物を減らそうとすると、驚くほど躊躇し、否定することです。
賛同を得るためには、考え方を伝えるだけでなく、客観的根拠も求められるため、今回質問させていただきました。

文書撤廃のためには
まずは私が、ISO14001の担当者と、ISO9001と14001管理責任者に対し、
文書の撤廃をしても認証取得ができることを説得しなければなりません。
納得してもらった上で、地動説の認証機関へと移転する承認を得て、
認証機関を探し、外部審査までに不要な文書撤廃に努めようと考えています。

私の解釈が誤っている、もっと的確に表現されている項目がある、
社内の説得より地動説の認証機関を先に探したほうがよい、
ISO17021だけでなく、頭に入れておくべき考え方があるなど、
ぶらっくたいがぁさんの経験も含め、アドバイスお願いします。

Answer 1

>「文書・記録がないことをもって直ちに不適合と判定することはできない」という文言は存在しますか？

直接その文言があるわけではないですが、JIS Q 17021:2011 にはこうあります。

> 9.1.9.5.1 審査証拠となるように，審査中に，審査目的，審査範囲
> 及び審査基準に関する情報（機能間，活動間及びプロセス間のイン
> タフェースに関連する情報を含む。）を適切なサンプリングによっ
> て収集し，検証しなければならない。
>
> 9.1.9.5.2 情報の収集方法には，次を含めなければならないが，
> これに限定するものではない。
> a) 面談
> b) プロセス及び活動の観察
> c) 文書及び記録のレビュー

これは、監査証拠は文書及び記録（c）だけではく、作業者へのインタビュー（a）や現場で作業を観察（b）することからも得られるということです。
言い換えれば、「文書・記録がないから不適合だ」と断定することはできないということです。
文書・記録が（廃止したために）ないのなら、現場に出向いて行って、作業者にインタビューするなり作業を観察するなりして証拠を見つけてこいと、審査員に命じればいいわけです。
そして、この並びにも注目してください。
面談と観察の方が上にあり、文書・記録は最後に登場します。
このことからも、会議室で審査のためだけに作らせた記録類を見て判定するぐらいなら、現場を足で回って（審査員が）自分の目で実務を見て、その中から監査証拠を見つけろと、17021規格はそう言っているように私は思えます。

> しかし9.1.2.2.4の後半部「依頼者が構築したマネジメントシステムが取り決めたプロセス及び文書」というものが、「組織内で著しい環境影響の原因となる可能性を持つ作業がないと判断されているため、教育訓練は不要と取り決めている。そのため文書も不要である。」
> ことだとすると、審査員は文書がないことをもって不適合とはいえない。
> このような解釈でいいのでしょうか？

それでいいと思います。
何度も言いますが、ISO14001規格はスケール（物差し）です。
組織の経営システムにそのスケールを当てて、適合しているかどうかを図る道具です。
そして、組織がISO審査のときにしか使わない（教育の）記録を不要と判断して廃止したことが適切かどうかを、スケールを当てて測るわけです。
後は、審査員がどう判定するかです。これを、組織側が「自分たちが正しい。適合と判定しろ」とは言えません。それでは審査してもらう意味がありませんから。
そして、審査員がバカでない限り、マトモな判定を下すはずです。

> 私が恐れているのは、これまで天動説で通っていた私の会社において、実務に沿った認証取得について社内での賛同が得られず、無駄な文書を撤廃できないことです。

かつて、私の会社もそうでした。
会社以前に、私自身が恐れを持っていました。
本当に廃止していいのだろうか、廃止して、もし審査員が認めなかったらどうしようかと。
だから、最初の回答の冒頭で申し上げました。やることは簡単だが、信念と勇気が必要だと。
ISO規格は、何のためにあるのでしょうか？
認証機関と審査員を食わせるためにあるのでしょうか？
それとも、社会の、産業の、企業の、これらの振興のためにあるのでしょうか？
言うまでもなく後者のはずです。であれば、規格が、審査のためだけに組織に労力を掛けさせるような、そんなバカな意図を持って要求事項を決めているはずがありません。
そう考えたとき、私は自分の考え（地動説）が正しいと、確信が持てました。

また、考えも変えました。
審査用の文書・記録を作って審査員に差し出せば、審査員はラクです。わざわざ現場を回って苦労しなくても、空調の効いた会議室でコーヒーを飲みながら、あれを出せ、この記録はないのかと、エラそうに指図すれば審査できるのですから。
でもちょっと待ってください。お金を払っているのはこっちです。
お金を払う側が苦労して、お金をもらう側がラクをする。これって、ヘンじゃありませんか？
審査のためだけの文書・記録を廃止し、その代わりに、適合していることの証拠を審査員が苦労して現場を回り、実務の中から探し出す。これが当たり前のはずです。そして、そのために高い審査料金を払っているのです。

残念ながら、天動説派の審査員/認証機関は多く、地動説派は少ないです。しかし、後者があるのも事実です。
一般論で言うと、国産認証機関（頭にJの付くところ）は前者が多く、外資系認証機関は後者が多いです。
自社内の考えを変えてもらう努力と並行して、地動説派の認証機関を探して、まずは話を聞いてみることから始められてはいかがでしょうか。