仕事の教え方に自信がありません・・・(>_<) 上手な仕事の教え方やコツがあれば教えて下さい。 こんにちは。 …

Question

仕事の教え方に自信がありません・・・(>_<)
上手な仕事の教え方やコツがあれば教えて下さい。

こんにちは。
２９歳女性です。
正社員として、事務で仕事をしています。
従業員１０人の小さな会社で事務員は３人です。入社してまだ２年経たないですが
前職（企画営業系）の経験をかってもらっていて
他の事務２人が年輩女性の為、パソコンなど得意ではなく
私が入社してからパソコン等のシステムを作ってきました。
現在ほとんどの事務処理を私が行っている状態です。

この度、私が来年から産休に入ることとなりました。
同時期に、もう一人事務員さんが体調を崩し来週退職になり
急遽求人を出して新しい事務が明日から入社することになりました。

数ヶ月前、４０代後半の女性事務員さんが２人入社したのですが
教えるのが先輩というより娘の年齢に近い私だったからなのか

・言う事聞かない、メモとらない、何度でも同じ事を質問する。
・「それさっきも教えましたよ。覚えましょうね」と言うと
「質問すると‘さっきも言った’と言われるから聞きたくない」
・アドバイスや間違えを指摘するとあからさまにムッとする
・おしゃべり大好き業務中も自分の話を永遠としてる
・パソコンがすごく出来ると言うけど、エクセル・ワード開くことも困難
教えようとしても「出来るから大丈夫」と聞かないが間違えてる
機械操作間違えているのに機械のせいにする

というような状態で、このうちの１人は私が強めに指摘したらキレて
周りの人が「今のはあなた（年輩女性）が悪い」と私を庇ってくれて
泣いて退職してしまいました。

残りの１人の年輩女性が今回体調を崩し退職するのですが
結局仕事があまりにもできず最低限の仕事だけしてもらっています。

最初はこの女性２人が入社してきたことを、運が悪かったと思っていましたが
私の教え方も下手だったと反省しています。

作業の重要性や目的をしっかり説明しないと
ポイントも伝わらないと思って説明もクドくなってしまいます。
何度も同じ事を聞かれると「〇日前の△△の時にも同じ話をしましたよ」
というような言い方もしていました。
失敗して自分で調べて覚える事も多いので
出来るだけ手取り足取り助けずに見守るようにしているのですが。。。

今回入社するのは二十歳の新卒の子で
年輩女性と比べて素直だと思いますが
私自身変わらないと、ちゃんと仕事を覚えてもらえないと思い
今回相談させて頂きました。

業界は保険関係ですが、基本は接客やパソコンデータ管理や
契約満期管理などの事務関係が中心となるのであまり業界は関係ない仕事です。

仕事を上手に教える方法やコツ・心構えがありましたら
アドバイス頂きたいです。
よろしくお願いします(^^)

Answer 1

教え方も大切ですが、覚える気がない人には

上手に教えても無駄です。

私は、

すぐには覚えられないかもしれないが、

早く覚えた方が、仕事もやりやすくなるので、

しばらくはちょっと厳しく言ってしまうこともあるかもしれないけど、

悪意はないので、頑張って覚えてね。

それから、こっちの方が効率が良いとか、やりやすいとか

あると思うけど、とりあえず、一旦はこちらが教える手順で

仕事をすすめてもらえるかな。メモはできれば取って、家で

簡単に読み返すだけでも、仕事を覚えやすくなりますよ。

的な話をします。

…この話をするのは、相手は入社したてで、

まだ、緊張状態にあるのと、教育者の性格を知らないので

少し間違いを指摘しただけで、

きらわれてる、とか場合によっては先輩がきついと言う

受け止め方をされることがあるからです。

また、本人に少し知識があるようなことや、簡単だと解釈した事柄は

適当に流して覚えることがあり、それが間違いにつながったりするので、

慣れるまでは会社、または教育者の方針に沿って基本をしっかり

覚えてもらう方が良いので、とりあえずは教えたとおりに仕事を

こなしてもらうようにお願いします。それを前置きしておくだけでも

集中して話を聞いてくれる人が多いです。

メモは常識の範疇ですが、本当に大事なところは、

ここは必ずメモってね、といってから、説明すると、

相手にはここはしっかり聞いとかなきゃいけないんだということが

伝わり、集中して話もきいてくれるし、メモをとることで、復習もできる。

そして、昼食前や業務の最後にはねぎらいの言葉をかけてあげてください。

また、どうしても自分がなれた業務はわかりやすく教えてるつもりでも、

基礎知識が入った状態で教えているので、

相手には難しいと感じることもある。

さっきも言いましたよね、ということでも、相手が手詰まりの状態なら

どこがわからないか、どこまで分かるのかを聞いて

さらに噛み砕いて教える必要があることもあります。

アドバイスになってなかったらすみません

Answer 2

あなたは、入社されてからパソコンのシステムを作られたと言うことですので、

仕組みの重要性をよくわかっていらっしゃると思います。

仕事は人の能力に依存しすぎるのではなくて、誰がやっても無駄なく、

無理なくできるような仕組みを作ることが重要です。

もう一つ重要なことは、人は皆（特に若い人は）「自分を成長させたい」、また

「仕事を頑張って周りから頼りにされたい」と思っているので、

部下の仕事に対するモチベーションをあげてあげることです。

上記２点（①仕事を楽にする仕組みを作る②部下のモチベーションをあげる）を

心掛けてください。

例えばですが、

部下にやり方を教えたら、本人にマニュアルを作ってもらってください。

そして、必要に応じてマニュアルを仕事がやりやすいように更新して

もらってください。

そして、そのマニュアルを他の人も使えるような仕組みにしてください
（作業マニュアルの保管場所を決め誰でも使えるようにする。
更新したら連絡する等）。

そして、期末の考課面談orボーナスを渡す時でもかまいませんが、

その人の具体的な成果を本人に説明してお礼の言葉を伝えてください。

これだけで、本人のモチベーションがあがるだけでなく、結果的に

自分を含む周囲の人の仕事も楽になる（仕組みができている）わけです。

この２つ（①仕組みを作る②部下のモチベーションをあげる）を

先ずは心がけてください。

Answer 3

人に教えるって難しいですよね。
ましてや自分よりかなり年上の人にだったら、尚更です。

その年配女性達については
運が悪かったですね。

その経験も踏まえて…

マニュアルを作って渡すことを
オススメします。

主さんはパソコンが得意な様ですし、一度作れば何部でも印刷できますよね。

そして、相手に渡し
目を通してもらいながら
口頭でも説明する。

人の覚える能力は
様々です。
覚えの早い人もいれば
そうじゃない人もいます。

こちらとしても何度も同じ事聞かれるのは、
イライラもしますし、時間もとられますから、業務にも影響が出てきます。

一度マニュアルを作って、
更に聞かれたことや、分かりづらそうな部分は、
その都度訂正していけば、
完璧なマニュアルが出来上がります。

大事なことは
マニュアルも渡しつつ、
実際にやってみせた後、
相手に操作をさせたり、五感を使わせることです。

両方があって、
初めて相手の記憶に残ると思います。

ただマニュアルを渡しただけでは無意味です。

人に教えること、
育てることで
自分も更に成長できるはずです。

参考になれば幸いです。

Answer 4

ゆっくり、相手のペースで、メモをとらせたらどうですか？
あと、ここまでで、分からないところない？と確認しながら、進めていき、
覚え早いねって、ほめちゃう。
やる気がでるし、仲良くなった方が、得ですよ。
また、同じ事きかれても、はじめて教えるように、教えてあげれば、相手も、素直に頑張ると思うのですが・・・・大変ですが、根気ですよ。