ISO文書構成について

Question

ISO文書構成について私はISOに携わるようになり１年での初心者です。

周りに聞ける人がいなくこちらで相談させていただきます。
今悩んでいるのは、文書構成についてです。

一人で１４００１と９００１の管理をしているので、自分が管理しやすいようにしたいのです。
なおかつ、解り易く簡潔にしたいのです。

そこで、マニュアルから規定に落とす部分をマニュアルに入れ込んで、規定を少なくすれば管理がらくなのかな？とも思ったのですが、マニュアルが分厚くなってしまうし、改訂をするのがめんどくさい？

それか、マニュアルには内容を濃くいれずに、規定に落とす。それだと、マニュアルの意味がなくなってしまうのでは？

どちらが管理しやすいのでしょうか？

一人でやるのはとても大変なので記録類も出来るだけ減らしていく方向に持っていこうと考えております。

皆さんはどのような文書構成で運用されていますか？

管理に対するメリット・デメリットもいただけるとうれしいです。

Answer 1

> どちらが管理しやすいのでしょうか？

規定主体の文書管理とするべきです。
社員はそれぞれの目的に応じて当該規定を読むわけですから、それがスカスカでは使い物になりません。
それだとマニュアルの意味がなくなってしまうと危惧されていますが、そんなマニュアルならいっそ廃止すればいいのです。必要ないでしょう。
マニュアルは、誰が、何のために使うものだとお考えですか？
少なくとも社員が仕事をするために使うものではないはずです。それなら不要のはずですね。（ちなみにウチの場合は、マニュアルはお客様に社業の概要を説明するための資料としてのみ使っています。頻度も低いので、そのうち廃止しようと考えています。）

マニュアルは最上位文書という考え方が一般的のようですが、これは間違いです。
実務主体の視点で見た場合、個々の規定がメインであり、マニュアルはそれらから要点だけを抜き出したオマケ、いわば目次のようなものにすぎません。
それが証拠に、最上位文書どころかISO14001には「マニュアル」なんて一切出てきません。ISO9001にしても「"品質マニュアル"というタイトルの文書がなければならない」とは書かれていませんから、会社の文書全体をもって「品質マニュアル」と見なせばいいのです。

> 一人でやるのはとても大変なので記録類も出来るだけ減らしていく方向
> に持っていこうと考えております。

できるだけと言わず、実務に必要のない記録は全部廃止するといいでしょう。
記録に限らず、ウチにはいわゆる「ISOの文書」というものは一切ありません。昔はたくさんあったのですが、全部廃止しました。
なので、「１４００１と９００１の管理」という仕事も皆無です。実務とその管理があるだけです。（これでも両方の認証を取得しています）
どうやって廃止すればいいかについては、マイブログを参考にしてください。

Answer 2

ISO管理の実務経験はありませんが

＞マニュアルから規定に落とす部分を
マニュアルに入れ込んで規定を少なくすれば
管理がらくなのかな？とも思ったのですが
マニュアルが分厚くなってしまうし
改訂をするのがめんどくさい？

どちらかといえばこちらのやり方がベターでしょう。
こちらのほうが「融通をきかせられる」という利点がありますね。

＞改訂をするのがめんどくさい？

これはしかたないでしょう。
というよりマニュアルできめ細かいフォローをする、
これは重要だと思います。
「めんどくさい」なんて言ってはいけません。

…こちらのサイトはご覧になりましたか?
質問者さまの参考になるといいのですが…。

＜ISO9001とISO14001との関係＞↓

http://www.aims.co.jp/kiso/9001to14001.htm