電話がかかってきて担当者が不在時の「おことづけ」について

Question

電話がかかってきて担当者が不在時の「おことづけ」について勤め先で事務をしています。総務事務です。

電話がかかってきて担当者が不在ということはよくあると思うのですが、最近、「それではおことづけを」と言われて、「かしこまりました」と聞くと延々3分ほど話されたり、担当者でないとわからないとても濃い内容の話をされる方がいます。

私も自身の業務で他の会社に電話をすることはありますが、担当者が不在の場合は、「○○の件なのですが、他にどなたかおわかりになる方はいらっしゃいますか」と聞いて、いない場合は改めます。

担当者でない者に延々と詳しい話（例えば「○○の件で実はいま△△になっていて困っている。我々としては××の方向に話を持っていきたいが□□という意見もあるだろうし…」って感じです）をするのはどうしてでしょう。

ことづけってそんなに詳しい話までするものですか？私自身がしないので、そうされる方の気持ちや考え方をお聞きできればと思い質問しました。このやりかたが悪い！など思っているわけではありません。

Answer 1

法律事務所に勤務していた時に、やたらに長い伝言を預かりました。
弁護士は忙しくて、なかなかつかまらないからでしょうね。
一般の企業ではほとんどないですが。
対策として、相手に「おことづけを」と言われる前に、
「●●は席を外しております（もしくは外出）。
戻り次第折り返しご連絡いたします」と言い切ってしまってはいかがですか？
伝言はきちんと伝わらないこともあり、よほどのことでなければ
預かりたくないものです。

Answer 2

確かにものすごく困るときがあります。。。
相手はとにかく自分の用事を済ましたいだけなのでしょう。
用件を詳しく言っておけば、折り返しの電話も確実と考えているのかもしれません。
おことづけは、「納期は１１月３０日でお願いします」「先ほどの件ＯＫです」くらいで
とどめてほしいものです。

そういう場合は、一応要点をお聞きして、「では、○○の件でお困りと言うことですね。お急ぎかと思いますので、至急担当者からただいまの件でお電話さし上げるようにいたします。」と返答します。相手もとりあえず聞いてほしいというような雰囲気なので、あまり困ってうろたえるような感じを伝えないように、気をつけています。

Answer 3

どのような業種でどのような方からの連絡か分かりませんが、貴方の言うとおり、伝言をするのなら完結にするべきだろうと思いますし濃い内容のはなしをするべきではないと思います。

ただ、相手側の立場に立てば担当者が不在かどうかは別の問題であり、できればその電話で要件を片付けたいから電話しているのだと思います。また担当者かどうかは別として、貴社との取引内容であることには違いはなく、不在でも誰か対応できるようにしていて欲しいと思うのではないでしょうか？
そんな相手の心情を考慮すれば、濃い内容の伝言を依頼してしまうことも少しは理解できるのではないでしょうか？

実際、私もそういったことがないわけではないですが、不在時に連絡をいただいた場合、こちらから「お急ぎでしょうか？」と確認し、急ぎであればこちらから連絡を取り折り返し連絡させるようにしています。
また「急ぎ」でなければ伝言を伺いますが、濃い内容であれば「込み入った内容のようですので、戻り次第連絡させるようにさせていただきます。」と対応しています。