【仕事】自分でやればよかったと後悔 事務の仕事をしています。 計40箇所に、2種類の書類を指定の枚数送る作業があ…

Question

【仕事】自分でやればよかったと後悔

事務の仕事をしています。
計40箇所に、2種類の書類を指定の枚数送る作業がありました。行き先や枚数はリストにしており、ただ枚数を数えて梱包し、送り先のシールを貼るだけなので、非正規の社員さんにお願いしました。

作業の邪魔が入らないように作業スペースを確保もしたのですが、発送が終わってから、送り先や枚数を間違えていることが発覚しました。
「A支社に送るべきものをB支社に送っていた」というような起こりそうなミスではなく、送り場所も枚数もぐちゃぐちゃで、どこまで間違っているかも分からず、結局全支社に連絡をして間違っているところは返送してもらいました。

枚数も1つの送り先で200枚程度と多く、送り先と枚数があっているかのダブルチェックは時間や作業の性質上難しいので、こんな二度手間になるなら自分でやればよかったととても後悔しています。
人に任せるんじゃなかった、という経験、皆さんはありますか？

Answer 1

他者に郵送物を送る作業。。。これは時間や手間をかけても、ダブルチェックは業務の基本ですね。
他人にやらせるなら、なおのこと、ダブルチェックを作業工程に組み込むことは常套です。
自分でやれば良かった。。。のではなくその工程を組み入れなかったミスだと思います。
もし、今後、自分でやることを自分で義務付けてしまったら、そんな単純作業に自分の能力が取られてしまいます。
単純作業だからこそ、作業工程にチェック機能をつければ良いのです。

こういう経験はなかったか。。。と言われれば、若い頃は、こういうミスが多かったです。
お客様に、チケットを送る業務をパートさんに指示したら、違う旅程のチケットを違う客に送付した、ということがよくありました。
客には翌日に出発というようなチケットなのに、間違えて別の客のチケットを送った、というようなケースです。
そのつど、間違えて送った客の自宅に回収に行き、その足で正しく送るべき客の自宅に届ける。。。というフォローをした経験が何度かあります。
社用車で客宅に行くために半日で300キロ以上走ったこともあります。
翌朝出発のチケットを前日の真夜中に届けたこともあります。
間に合わない場合は早朝に出発地の駅や空港まで持参したこともあります。
パートにやらせた以上は任せた自分の責任ではありますが、ダブルチェックしても漏れることがあります。
まとめてやらせて良い仕事もあれば、まとめてやるとミスの可能性が高くなる、という業務もありますね。

Answer 2

仕事の立ち位置・能力もまちまちで人数も限られてるので、指示も大変ですよね。
しかし、人に指示をする場合、現場が困らないよう先手を打たねばなりません。
今回の件では仕事を任された現場の方も困惑したのではないでしょうか。
業務フローの見える化、途中経過チェック、最終確認など、どうしたら防げたのか今後の課題にしてはいかがでしょうか。
仕事は出来るけど、管理は出来ない上司は「自分がやった方が早いから」と抱え込み、業務効率がいつまで経っても改善されず、部下も育ちません。
今回の失敗はおつらかったと思いますが、現場を責めず、今後の改善に役立ててはいかがでしょうか。

Answer 3

>>ダブルチェックは時間や作業の性質上難しいので

業務フローが糞ですね。
書類の内容についてはさっぱりわかりませんが、送付先の会社によって書類の内容が異なるような内容を他社に送ってしまっていたなら内容にもよりけりですがとんでもないミスです。個人情報や取引内容が記載されていたら終わりですね。

後々A社にB社の書類を送ってしまってA社の情報が漏れていたという事が何らかの筋で伝わってしまっていたならば信用問題に発展し取引の全停止、大きな訴訟にもなりかねないヤバいミスです。
また、内容は大した事がなくても単純に仕事の雑さを問われ他の仕事の信頼も失います。

ダブルチェックの時間がない？
いやいや、時間がなくてもやるか、時間をかけてでもやる必要があるお仕事です。

貴方の会社の業務フローとリテラシー、コンプライアンスが糞すぎます。

貴方はダブルチェックについての認識があったけれど、それを実行しない浅はかさは会社の教育が足らないせいですね。

200枚あろうが1000枚あろうがダブルチェック不要な業務ではない。認識が甘すぎる。

人にまかせることなんて沢山ありますよ。でも私はどんな小さい仕事、大きい仕事、量が多い仕事でもチェックはします。

Answer 4

ありません