仕事のデータ入力についてです。 とてもやり方が古い会社で、隔週で、合計250人くらいの従業員にいろんな名目で100…

Question

仕事のデータ入力についてです。

とてもやり方が古い会社で、隔週で、合計250人くらいの従業員にいろんな名目で1000円ずつ現金手渡しをしています。（全部で10項目くらい）で、それを渡した証明は受け取り順に各自名前と金額を書いていくので
あいうえお順ではありませんし、金額もバラバラです。

わたしの仕事はこれをひとつのExcelにまとめて、年末調整のためのデータを作らないといけないのですがすごくめんどくさいです。

Excelは入社順に名前の記載がしてあります（提出するときに入社順だから）

今は、
Excelをあいうえお順に並び替え、印刷
印刷したものに、正で一人ひとり金額を確認し記入
記入したものを上からうちこみする
最後に入社順にもどす

という手順でやっているのですがもっと効率的に、楽にできる方法はありますか？

補足

回答ありがとうございます。

ご提案いただいたようなことはできません。
２５０人が運転手で難しいことはできないから、やらせられません（上司の言葉）と以前却下されています。
周囲は60近い上司ばかりで用紙を変えることにも、やり方を変えることにも抵抗感しかなく。
あくまでも、10近くある様々な支給項目それぞれが別のテンプレートで用紙化されていてやったもん順に名前を書いていく。出来高だから金額が違う。もらえない人もいるというのは変わりません。それを受取したあとに、どうにかやりやすい方法がないか？という状況です。

Answer 1

紙に名前と金額を書く
↓
名前を印刷してある紙の自分の名前のところに金額を書く。

名前の紙はベテランの人ほど上にあって見つけやすいからそんなに文句も出ない。あなたも、他の社員も、どちらも手間が減って大喜びですね。

Answer 2

＞10近くある様々な支給項目それぞれが別のテンプレートで用紙化されていてやったもん順に名前を書いていく。

支給項目の数（約10）だけ
1. Excel で 50音順に並び替え
2. 印刷し
3. 確認の氏名と金額を記入後に用紙を回収して
4. Excel へ入力
5. 入社順の並びに戻す

解釈はこれで合っていますか？

＞印刷したものに、正で一人ひとり金額を確認し記入

「正」とは「正」と「副」の意味でなく、「正」の字で金額のカウントという意味ですか？

現金手渡しをする時点で、誰にどの支給項目でいくら渡すかというのは分かっているかと思います。
そのデータはどの様に作られていますか？
貴方でなく、現金を用意される上司の方ですか？
データは Excel で作成ですか？
それとも紙に書いていらっしゃる？

このデータがあるなら、後は確認された署名と金額との照合だけで済むと思うのですが、そこの所が実際にどの様に運用されているのか曖昧です。
ここの点は割と重要だと思うのですが。

＞各自名前と金額を書いていくので

これは受領印代わりに自署をして頂く意味合いでの運用でしょうか？
氏名と金額を記載済の状態で、確認は例えば日付だけ書いて頂く等でも良いと思うのですが。
数字でも筆跡鑑定は可能です。
他の理由あっての署名でしたら、変えられないのかもしれませんが。

Answer 3

名前を書いた用紙を主さんで用意して 金額を書かせるのはダメですか？

Answer 4

まず、直接 Excel に入力しない理由はなんでしょうか？
なぜわざわざ印刷するのですか？

単純に考えれば、各自が提出してくれた名前と金額の紙を元に、直接 Excel に入力していけば良いと思いますが…。
250 人程度なら目で見て探すのも不可能ではないでしょうし、検索すれば一発でしょうしね。

とりあえず、Excel 上だけで全部済ませられる手順や記入の仕方を考えて見ると良い気がします。
（入力すれば、自ずと結果が出るような仕組みを考えて見ると良いと思います）