仕事が遅くて、ミスをしてしまうのを治す事が出来ますでしょうか。 9月始めから総務事務で派遣として入社しました。 総務…

Question

仕事が遅くて、ミスをしてしまうのを治す事が出来ますでしょうか。
9月始めから総務事務で派遣として入社しました。
総務事務は未経ですが、他の事務の経験があり採用を頂きました。入社して3週間経ちますが、仕事するスピードが遅くミスを何回してしまったり、電話対応でマニュアルあるのに焦ってしまって、待たせてしまったり業務が上手く進められません。
今仕事を教えて貰ってる人が2名いて、その内の1名の方がすごいテキパキされていて、優しいのですが、仕事の教えて頂くスピードが早くなかなか1回で覚える事が出来ず、その方に 前に説明したと思うんですが分からないですかと聞かれたり、他の支店に荷物の郵送する業務を手こずったりしてると、時間短縮の作業する方法を教えて頂いたと思うんですが、分かりませんか？と何回か厳しいお言葉を頂いてしまいました…。
なかなか臨機応変に対応することが出来ず、今日から年末にかけて正社員の方たちで数百件対応しないといけない業務があるらしく、「これから凄く忙しくなって、分からない所があって教える時間が勿体から庶務作業と電話は内線だけとって下さい」と言われました。
これから数百件の業務のヘルプと庶務と内線だけのなってしまいましたが、これは私が覚えるスピードが遅いからこう言われてしまったのでしょうか…。
どうしたら業務を臨機応変できるか電話対応や、ミスを減らす工夫、アドバイスなどして頂けましたら嬉しいです。

Answer 1

①手順をメモして自分なりのマニュアルを作りましょう。
後はマニュアル見ながらでも、ひとりで作業出来れば数回やれば手順は覚えられます。一回で覚える必要はありません。自信のない時はマニュアルを見ましょう。
②TODOリストを作成して、作業名、予測作業時間、納期を一括管理しましょう。また、作業ごとにクリアファイルを用意して、A4の紙に指示内容を書いてクリアファイルの外から見えるように入れておきましょう。配られた資料とかある時は一緒に入れましょう。
一つの作業をしながら別の作業の事を覚えておくのって結構ストレスです。
頭の中の記憶をメモして安心して忘れる事によって、目の前の作業に集中できます。
③ミスをまとめてチェックリスト化しましょう。
指示された時のメモと成果物、チェックリストと成果物でそれぞれ確認すれば同じミスは防げます。新しいミスをしたときはチェックリストに追加するのをお忘れなく。

以上3つ書きましたが、出来る所からやってみて下さい。全部いっぺんにやらなくても一つずつでもOKです。

Answer 2

未経験業務なら仕方ないですよ！

早々1日や2日で変わりません。

笑顔で挨拶、やれることを全力でやってれば良いことあります
相当特殊な仕事以外、誰でも大して変わらないです
先輩に失礼かもですが、正直社会的にはその方もあなたも同じレベルっす

自分のできることから頑張りましょう