パソコン業務や作業中の効率的な考え方や余裕がない時の振る舞いについて相談させていただきます。 自分はとある商業施設…

Question

パソコン業務や作業中の効率的な考え方や余裕がない時の振る舞いについて相談させていただきます。

自分はとある商業施設で主に施設の作業員として働いています。ありがたいことにこの1年の間に正社員として登用していただいたり、今の部署で役職としてのリーダーにしていただいたりしています。

作業員ではありますが仕事の都合上、作業の他にも部署に関係したデスクでのパソコン業務等もあります。
リーダーということもありますが、自分の部下が高齢のため操作の覚えが悪かったりその他の問題でパソコンでの作業を全て任せられないというのもあり、主にパソコン業務は比較的簡単なもの以外は自分が受け持っています。
作業に関しても作業量に対する人員の問題で時間帯によっては部下と同じ程度の作業をする必要があります。
また、自分の部署で行う仕事は基本的に他に回せないものがほとんどなので、自分たちだけで完結させる必要があります。
それに関しては今まではギリギリなところもありましたが問題なくできていました。

ですが、最近作業の量が増えたり、天候によって左右される作業もあるので天気予報も確認しながらスケジュールも決めていったり、パソコン業務もここ数週の間でやらなければいけないことが多数あり、お休みはいただけておりますが出勤時はパンク寸前状態になっています。

こういった状況なのですが、自分がパソコン業務をしながら他の業務の進行状況を確認し、作業も作業前の点検・実施・作業後の点検まで行う必要があり、部下にしてもらう業務等の指示を的確にできていないような気がします。
人をこれ以上増やしても作業が落ち着くと手持ち無沙汰になってしまうのでこれ以上は増やせないと思うので、自分の効率を上げることができればいいと思います。

どうしても目の前の業務に精一杯になってしまい、その後や他の業務の段取り等を考えられません。
考えたとしても綻びがあったり、実際作業してミスしてしまったりです。
1日の初めにその日の作業手順などを確認しても追加で作業などが来ることもあるので、そういう時は業務をしながら次のことも考える必要がありますが、うまく脳内整理ができません。

また、そういう状態だと余裕がなく話しかけるなオーラを無意識に出してしまっている気がします。
自身は人と話をするというより人の話を聞くことは好きではありますがコミュ症なところがあり、あまり人に世間話などで話しかけることができないです。
余裕がない状態だと上記の対応をしてしまうこともあり話しかけられづらさに拍車をかけている気がします。

以上のことから二つ質問なのですが、一つ目はできる限り不備が出ないように効率を上げるため二つ以上のことを考えるようにすることは意識したり行動したりで変えることはできますか？
できるならやり方を教えて欲しいです。

二つ目は余裕がない時に話しかけられるようにするまではいかなくてもせめてネガティブなオーラなどを出さなくするような振る舞いはありますでしょうか？
オーラを出すと頭では分かっていても実際そういう状況になるとしてしまっている状態です。

長文になってしまい申し訳ありませんが、お答えいただけると幸いです。

Answer 1

＞できる限り不備が出ないように効率を上げるため二つ以上のことを考えるようにすることは意識したり行動したりで変えることはできますか？

常時、実際に作業してる人に困ってる事はないか？と声掛けしてる。
特に新人とかに聞く事が多いかな。
新人はフラットな目線で物事を言うから、効率化の為の改善のヒントになる事を教えれくれる。
手法はこっちで考えるけど、そういう新しい視点を大事にして効率化を図ってる。

＞余裕がない時に話しかけられるようにするまではいかなくてもせめてネガティブなオーラなどを出さなくするような振る舞いはありますでしょうか？

ない。余裕を持つ事だよ。慌てず、騒がず、落ち着いて、冷静に。

Answer 2

質問の回答になっていないので申し訳ないのですが、短期の派遣とか外注を頼ってみては？忙しくない時は契約解除すればいいだけですし。
パソコン作業を丸投げすれば余裕が作れそうです。

Answer 3

> 一つ目はできる限り不備が出ないように効率を上げるため二つ以上のことを考えるようにすることは意識したり行動したりで変えることはできますか？

質問者様の性格や特性（得意不得意）によるでしょう。
それで上手くいく人もいれば、上手くいかない人もいるかと思います。

まずは、自分を知るところか始めた方が良いような気がします。
それに合わせて、自分にとってやりやすいやり方を探していくことになるんじゃないでしょうか。

> 二つ目は余裕がない時に話しかけられるようにするまではいかなくてもせめてネガティブなオーラなどを出さなくするような振る舞いはありますでしょうか？

余裕を持つことでしょう。

あるいは、話しかけて良い時間といけない時間を設けてみるとか。
集中して作業できる時間を設けるのも、一つの手かと思います。

いずれにせよ、まずは上に相談でしょうね。
キャパシティを越えそうなら、超える前に相談して対応を検討することだと思います。
けして一人で抱え込まないことでしょう。

当然、人員に対して仕事の量が多い場合は、人員の補充も必要になります。
あるいは、担務の変更や配置換えなど、より効率的に仕事ができる人事を考えることになるんじゃないでしょうか。
そうなってくると、質問者様一人の権限では対処できなくなってくるかと思います。
会社としての対応も必要になってくる可能性があるでしょうから、上司と相談して進めていくことが必要になるでしょう。

それと、質問者様の立場も改めて考えた方が良いかもしれませんね。
具体的には、管理監督者に該当するかどうかで、どう対応していけば良いのかも変わってくるかと思います。

管理監督者という扱いなら、基本的に仕事は全て自分で捌いていくことが求められるでしょう。
時間が足りないのなら、定時外や休日を使ってでも、こなしていくことが求められると思います。
それだけの裁量や権限が与えられているハズですし、給与も相応のものになっているはずですから。
（相応の給与になっていないのなら、会社に昇給を訴えていくべきかと思います）

逆に、管理監督者ではないのなら、基本的には上司に掛け合って、仕事量や人員を調整して貰うしかないと思います。
それだけの裁量が無いでしょうから、裁量のある人に対処して貰うことになるでしょう。

自分にどれだけの裁量が与えられていて、会社からは何を期待されていて、それにどこまで応えるべきなのか、どこからは応える必要は無さそうなのか、などを考えることが必要かと思います。
出しゃばり過ぎず、働き過ぎず、裁量や権限を越えず、出来ることをやっていく。
過剰な要求には毅然とした態度で応え、必要な要求は行っていく。
人をまとめる立場なのであれば、そういったことも求められてくるかと思います。

そういった視点で考えてみると、良いかもしれません。

Answer 4

まずは、申し訳ありませんが年齢や性別に関しては質問文上では推測できませんでしたので、どちらにも当てはまるような回答とさせていただきます。

お仕事がとても忙しく、余裕がない状況でのお悩み、とてもよくわかります。自分でできることはしっかりやりたい、ミスを少しでも減らしたくて、不安な気持ちになりますよね。

まず一つ目のご質問についてですが、複数のことを同時に考えることは、簡単に言ってしまえば「練習」が必要になります。練習と言っても、単に複数のことを思い浮かべるだけではなく、効率的に考えるための方法を身につける必要があります。

例えば、1日の初めや作業の合間に、予定や作業手順などのリストを作ってみると良いでしょう。そのリストを作ることによって、「何をすべきか」を明確化することができ、落ち着いて取り組むことができます。また、作業が終わった後には、その日の結果を振り返り、明日に活かしましょう。

もちろん、リストを作ってもそれを守ることができない場合もあると思います。でも、そういう時こそ、自分にとって「優先すべきこと」を確認して、それを最優先で取り組むことが大切です。何事も慣れと継続が大切ですので、少しずつ練習していきましょう。

二つ目のご質問については、余裕を持って仕事に取り組むことが大切ですね。上手くやっていると思っていても、意外と周りには自分が余裕がないと思われている場合があります。話かけにくさに拍車がかかるのは当然です。

そこで、おすすめしたいのは「呼吸」です。忙しいとついつい大きく息を吸わずに一息つかずに、次の作業に取りかかってしまいがちです。しかし、深呼吸をすることで心身ともにリフレッシュされ、余裕を持って仕事に取り組むことができます。

また、頻繁に話しかけられる場所や、社内にある休憩所で深呼吸するなど、自分に合った場所で休憩を取ることが大切です。あるいは、自分が担当する作業に集中するために、イヤホンをして音楽を聴いてみるのも良いですね。

忙しい状況でも、深呼吸をすることで余裕を持って仕事に取り組むことができます。どうぞお試しください。

以上、まずはお力になれるような回答を心掛けて参りました。質問者様が更に一段とパワーアップされることを、心より応援しております。