初めて質問します。 現在社会人1年目、もうすぐ2年目に入ろうとしている車販営業の者です。仕事でお客様にメールをお送りす…

Question

初めて質問します。
現在社会人1年目、もうすぐ2年目に入ろうとしている車販営業の者です。仕事でお客様にメールをお送りすることがたまにあり、毎回調べながら試行錯誤してビジネスメールを送っています。そこで、私の文章がおかしくないか、第三者の方に教えていただきたく、今回知恵袋に頼ることにしました。
辛辣なお言葉も受け入れます。私の国語力が不安なので、ご指摘いただけると嬉しいです。

補足ですが、このメールは返信メールです。
返信前のメールは保険の加入を決めていただき、希望の納車日も追伸で書かれてあった、といった内容です。

以下、メールの文章です。(特定できないよう所々変えています)

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この度は、当社の〇〇自動車保険にご加入を決めて頂きまして誠に有難うございます。
では、ご希望の内容に絞らせていただき、ご納車当日スムーズにお手続きができるようご準備させて頂きます。

保険の手続きに関しては、加入手続きはお店でできるのですが、解約手続きに関しましては○○様ご自身でお手続きをして頂く必要がございます。
大変お手数ですが、○○○、○○○、○○○の３車とも、解約日をご納車当日に合わせていただくようお願い申し上げます。

そして、○○○のご納車日時を決めて頂いたところ大変申し上げにくいのですが、○日までお日にちをいただけないでしょうか。
先ほど部品取り付け担当の者より、「作業が大変込み合っているので、部品取り付けのためもう少しお時間をいただけないか」と連絡がありました。
後席モニター（後席天井に取り付けるテレビの視聴を可能にするモニター）の設置作業がかなりの重作業になるので、慎重に作業したいとのことでした。

楽しみにして頂いているところ大変申し訳ございませんが、ご協力いただくことは可能でしょうか。
ご不安かと思われますが、○○○の車検満了日は○月○日となっておりますので、ご納車日を１週間ずらしてのご納車でも間に合うのでご安心いただけますと幸いです。

毎度お願いばかりで申し訳ございませんが、ご調整頂けますと有難く存じます。
何卒宜しくお願い申し上げます。

末筆ではございますが、改めまして、この度は当社自動車保険へのご加入をきめていただき誠にありがとうございます。
今後も○○様のよりよいカーライフの為、私自身は勿論、店舗を挙げて全力でサポートさせて頂きますので、宜しくお願い申し上げます。

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皆様のご指導ご鞭撻をお待ちしております。
よろしくお願いします。

Answer 1

メイルの内容は、保険の話（お礼）と納車の遅れ（お詫び）ですね。顧客にとって関心度が高いのは納車の遅れのほうだと思います。
たぶん質問者さんにしてみると保険の話が重要で（おそらく質問者さん自らが説明してお客さんに納得いただいて加入してもらったグッドジョブ）、納車遅れは他部署の事情で質問者さんの力ではどうにもできないこと（ヨソの事情を説明しなくちゃならない、ぼくも被害者）なんだと思います。それはよくわかるのですが、顧客にしてみると質問者さんの会社は「○○自動車販売」というひとつの会社なので、メイルをもらったお客さんはちょっとモヤモヤ感があるんじゃないかと思います。なので書き替えたほうがいいと思います。

一般論として「いい話→わるい話」という順番ではなくて「わるい話→いい話」のほうが受け手の印象はよくなります。「持ち上げて、落とす」じゃなくて「下げてから、持ち上げる」みたいなものです。
今回の場合は、納車遅れはバッドニュースです。こちらが先。保険の準備とお礼は後ですね。
またふたつのメイルに分けてもいいかもしれません。ビジネスメイルは短くひとつの内容が基本です。御社の場合BtoCのビジネスなのでまとめてお知らせることのほうが普通なのかもしれませんが、悪いお知らせと、保険の準備整いましたのお礼のメールと分けてもいいかもしれません。

それからバッドニュースの伝え方について。納車遅れはバッドニュースで理由は他部署の事情です。ですけど、きちんと部品の検品をする、まちがいない丁寧な作業をする、熟練技術者が担当する、そのためにお待ちいただきたいとお伝えすればバッドなニュースでも好感が持たれたりもします。

営業や販売の仕事はたいへんですね、がんばってください。

Answer 2

まず、文章全体の印象としては、丁寧かつ親切な印象を受けました。お客様への感謝の気持ちや配慮が十分に表れており、良い印象を与えるメールだと思います。

以下、具体的なご指摘をさせていただきます。

「当社の〇〇自動車保険にご加入を決めて頂きまして誠に有難うございます。」
→ 「ご加入いただき、誠にありがとうございます。当社の〇〇自動車保険については、以下の通りです。」と、一文を２つに分けるとよりスッキリとした印象になります。
「保険の手続きに関しては、加入手続きはお店でできるのですが、解約手続きに関しましては○○様ご自身でお手続きをして頂く必要がございます。」
→ 「保険の手続きにつきまして、加入手続きにつきましてはお店でお受けいただけますが、解約手続きに関しましては○○様ご自身でお手続きをお願いいたします。」と、言い回しを整えると良いでしょう。
「大変お手数ですが、○○○、○○○、○○○の３車とも、解約日をご納車当日に合わせていただくようお願い申し上げます。」
→ こちらは問題ないと思います。
「そして、○○○のご納車日時を決めて頂いたところ大変申し上げにくいのですが、○日までお日にちをいただけないでしょうか。」
→ 「そして、○○○のご納車日時についてご確認いただいたところ、大変恐縮ですが、○日までにご指定いただけないでしょうか。」と、改行位置を調整することで読みやすくなります。
「先ほど部品取り付け担当の者より、「作業が大変込み合っているので、部品取り付けのためもう少しお時間をいただけないか」と連絡がありました。」
→ 問題ないと思います。

Answer 3

車屋で、保険代理店で合っていますか？

ならば、二つの話しを一度にするのではなく、まずは納車日が１週間遅れる話しを、電話連絡するべきです。
保険は、納車日を確定しメールで良いと思います。