電話対応の仕事をしている方へ ①なかなか連絡が取れないお客さまに対してみなさんどうしてますか？

Question

電話対応の仕事をしている方へ

①なかなか連絡が取れないお客さまに対してみなさんどうしてますか？修理業をしている小さな会社で事務してます。
事務１人で日曜日は営業してません。
事務員の居る日は、カレンダー通りの月～金のみです。

修理の依頼は不動産会社からＦＡＸが流れてきます。
うちが事務員は祝日除く月曜日から金曜日しかいないと知ってるのに、お客さんと勝手に事務員が居ない日でも当日中に電話させますと約束しちゃいます(-"-)

②ご存知なら教えて下さい。
最近、お客さんから平日は働いているからショートメールでやり取りしたいと言われます。
トイレ休憩のついでに電話頂戴と言いたいのですが、言えません…
ＰＣからでもショートメールを送れますか？
調べたらグーグルとか色んなアカウントを作らないといけないような感じです。

会社ではWindows７を使っていてWindowsＬｉｖｅメールがインストールされてますが、送り先のアドレスは電話番号で送れるとは思えません…

※業務用の携帯電話はありませんので、会社のＰＣからしかメールは送れません…
私個人の携帯を使いたくないし、上司も事務員が居ない時はメールの確認を出来ないのでメールでの訪問日設定は誤解もあるし避けたいと言ってます。
例えば休暇中に客がいついつ来てくれとメールしてきても、休暇明けに私が送受信をするのですぐの返信は出来ません。
極端な例としては、明日来てくれとメール送ったのに何故来ない？とかだと困るからです。

③客の平日は電話に出れないから週末に電話してくれは、矛盾している気がします。
そもそも、働いているから電話出れないという事であれば平日(月～土）の修理は無理です！
修理してくれないと困るという事であれば、普通有給休暇を遊びではなく修理の立会いに使えばいいのに…

Answer 1

①上司がそれを許しているのなら、それに対応できるような体制にする必要があるかと思います。
体制が組めないのなら、上司に無理だと言う。
体制は組めるけど、嫌だというなら、会社を辞める。

②設定をしてスマホとリンクさせればいいと思います。
質問者様が業務用のスマホを持っていないのなら、上司のスマホを利用すればいいと思います。
それが嫌だと上司が言うなら、ショートメールでのやり取りができないので、メールアドレスを教えてくれと客に頼む。嫌だと言われたら、ショートメールを使える不動産会社に仲介してもらう。多少タイムロスができますが、客の要望と上司の要望両方をかなえるにはそれしかありません。

③修理の日だけ有休をとるので「無理」ではありません。
日程調整のためだけに有休をとるのは、少なくとも私の考えの中ではありえません。

「休日しか連絡が取れない」という人に対しては、不動産屋に仲介してもらうのが一番安全かと思います。（いろんな意味で）

不動産屋の営業日に客から連絡してもらい。不動産屋からはこちらの営業日に連絡してもらう。

逆もまた然り。

ただ、思うのですが。
「平日に絶対に連絡が取れない」という人はいないと思います。
お客様なので強くは出れないですが、多少朝早くても、夜遅くてもいいので、平日に連絡をとれないかどうかお願いしてみるのは良いと思います。

また、これは私が引っ越し他ばかりのときにカギ交換をお願いして思ったことですが、私は知らない電話番号には基本的に出ませんし、かけなおしもしません。（プライベートの話です）
事前に「この電話番号から修理の電話がかかってきます」と教えてもらえれば、着信を確認したときに気が付いてかけなおすこともできます。（そういう意味で、私も平日には連絡取れません。）

相手がなんで「平日は連絡が取れない」と言っているのか、気持ちを汲み取ってあげるように対応できるといいのかもしれませんね。