お尋ねします。40代女性。事務未経験で事務補助として勤務２カ月です。それまでは窓口業務をしておりました。３人だけの支店事…

Question

お尋ねします。40代女性。事務未経験で事務補助として勤務２カ月です。それまでは窓口業務をしておりました。３人だけの支店事務所です。女性は私だけです。来客が多く私がまず対応するのですが、対応の仕方に悩んでいます。

ほとんどの方は、その場で名刺を出してくださるのですが、出してくれない方にはこちらから催促しますか?
アポなしの方だったのですが、催促するのは悪いかなと思い、そのまま取り次いだら後で上司に、あう回数が少ない人はこっちもわからないときがあるから名刺をもらってと言われました。もちろん名前と会社名は伝えました。その後にアポありのかたがいらして、名刺を出されなかったので一瞬迷いましたが、誰が来るかわかっているのだしと思い、このときもいただきませんでした。

アポありとナシの時の対応がお聞きしたいです。
正社員ではないですが、採用してくれたことに本当に感謝していて、接客経験があり年齢的にも落ち着いてる、と思われての採用だと思うのですが、それに答えられず申し訳なさと情けなさでいっぱいです。
臨機応変の対応ができず、同じ失敗も繰り返してしまいました。
初めての事務で、変にいろいろ考えすぎてしまっている毎日です。
助言をよろしくお願いします。

Answer 1

一般的には事務員に対して名刺は出さないと思います。
ですから、欲しい場合は言わないといけません。
アポありならもらわなくて良いかなぁとは思いますが、不安なら前もって上司の方に聞いておくこともできますよね。
アポなしの場合はもらうと良いですよ。
だんだん出入りする人の顔も覚えられるので、それまで頑張ってくださいね。

Answer 2

まあ反省しているって前向きですよね。
私は受付なんてやったことないですが、逆に受付の人の対応で嬉しいなって思っている事は、お得意様のところにいって名前を名乗らなくても分かってくれているとか、気持ちがいいです。そんなに頻繁に顔をだしていない不義理なのに、それでもキチンと顔を覚えてくれているとかって、営業顔負け（自分は営業でないんだけど）ですね。

なかには、アホな厚顔無恥の売り込みがくる場合もあるので様々でしょうが、顔はしらなくても、会社の幹部の話題で名前を耳にしていたら丁寧に対応するとか、そもそも機械的にやるだけなら、今時のオフィスは電話とコンピューターつないでセルフ呼び出しでやっています。

客としてでも、呼ばれていない売り込みでも、最初にあった人の与える印象って強いので、名刺がどうこう以前に、お客様を丁寧に心をこめて応対出来ればいいと思いますよ。