マイクロソフトオフィスを使った事務について。 今度事務系の職業訓練の面接を受けます。

Question

マイクロソフトオフィスを使った事務について。
今度事務系の職業訓練の面接を受けます。その際にマイクロソフトオフィスを学びたいということをアピールしたいのですが、
具体的に「エクセルを使って～をしたい」など具体的に言えるようにしておいたほうがいいとの
アドバイスを受けました。
ですが、今まで社内専用端末使用の仕事ばかりだったのでイメージが沸きません。
ワードは書類の作成？
エクセルは表の作成？
程度しか浮かばなくて・・・

差支えない程度で構いませんのでエクセル、ワード、アクセス、パワーポイントの実務でこんなことしてるなどご意見宜しくお願いします。

Answer 1

ワード、エクセル、パワーポイントは、全て書類作成ソフト。

ワードは、お知らせ文などによく使われています。
エクセルは、見積書や売上表などの「計算」がある書類に使われます。
パワポは、営業マンが外部に提案する時の営業書類に使われます。
※表の作成は、ワード、エクセル、パワポの3つのどれでも作れます。学んでいけば、分かるはず。

要は、場面場面で使い方を変えるのが、ベスト。
ワードで2時間の書類が、エクセルでは8時間なんてこともある。逆も然り。
ただ、使いこなせる人が非常に少ない。※職業訓練の講師ですら、知らない領域。だからそこまでは、学べないと思います。

エクセルは、データベースというものを扱える。このデータベースは、様々なソフトに取り入れる事(インポート)で書類作成の効率化する事が出来ます。

アクセスに関しては、データベースを管理し、様々な組み合わせにより、違った見方や検証ができる。まぁ、書類作成という分類ではないので、一般企業にはあまり使われない。エクセルでも管理できるが、アクセス特有のクエリというのが、非常に良い機能。

どちらかというと、物流や派遣会社の人を扱う企業がメインかと。

まぁ、学んでいけば見えてくるはず？と思います。短期だから無理かもしれませんが・・・。

最後にアドバイス。
＞「エクセルを使って～をしたい」など具体的に言えるようにしておいたほうがいいとのアドバイスを受けました。

誰の知恵なのか分からないが、勉強もしていないのに、何がしたいのか言えと言う方が無理。
そんな事よりも「一生懸命に頑張り、習得したい」と熱意が大事かと思います。やる気というのは、全てを超越します。頑張ってください。

Answer 2

助言になるかどうかわかりませんが、書店などでマイクロソフトのExcelなんかの参考書読んだことありますか？
ひとくちに書類作成と言っても色んな種類や機能などあってExcelのその全てを使いこなせる人はどのくらいいるのだろう、と本を読んで感心しました。今度チラっと見てくださいね。マイクロソフトはどこの会社でも使うものです、たくさんの機能がありますがどうせ学ぶなら隅から隅まで学んで使いこなせたら絶対業務に役立つはずです！