事務系の仕事に転職しようか迷っています。事務は未経験です。ひとまずExcelを勉強してMOSのExcelエキスパートを取…

Question

事務系の仕事に転職しようか迷っています。事務は未経験です。ひとまずExcelを勉強してMOSのExcelエキスパートを取りました。操作は覚えたものの、請求書を作ってと言われてもどの関数を使えば簡単に作れるのか、ピボットテーブルはどういう場面で必要になってくるのかということがピンときません。基本的な質問で恐縮ですが、事務の1年間の流れがわかりそこにExcel業務がどう関わってくるのかがわかる本があれば教えて下さい。書店の店員さんも本のタイトルがわからないと探せないとのことでした。

Answer 1

こういう時こそ「検索」ですよ。yahooのトップ画面から
「excel 請求書 作る」で検索すれば実践的な例が出てきます。
事務系では見積書、注文書、請求書、納品書が大切な書類です。
これの基本フォーマットを理解すれば、おのずと作れます。

品目を全部手打ちするのであれば、sum関数と掛算だけでＯＫ。
単価×数量＝金額、金額の合計が合計金額。簡単でしょ！
発行日を自動生成するならnow関数。品目に商品名を入れたら
単価等の情報が自動生成するようにしたければ、てテーブルが
必要になってきますね。
でも、お金の計算は切り捨て、四捨五入、切り上げなど、
細かい規則があるので、この辺はしっかり押さえましょう。
五捨六入とかいう不思議な仕組みもありますし、お役所関連の
仕事は消費税を計算しないとか、中々奥が深いです。

access使いの私はピボットテーブルが得意ではないので、
詳しい説明はできませんが、中小企業や部門の事務処理の
大半はexcelがあればこなせます。それに既に部門で使用
している定型フォームがあれば、それを使いだけで済む
かもしれません。
excelの本当の強みは非定型業務だと思います。
予算と実績を入力すると一覧表が作成され、業績が計算でき、
グラフまだ表示できれば・・・給料上がるかも（笑）