ISOの監査で、溶接作業の認定試験を作業リーダーが所属長に申請しなければ いけなかったのですが、忘れてしまい認定試験を…

Question

ISOの監査で、溶接作業の認定試験を作業リーダーが所属長に申請しなければ
いけなかったのですが、忘れてしまい認定試験を行なえず、作業をしていました。
申請を忘れないような是正を教えてください。

Answer 1

申請を忘れたこと自体は「事象」に過ぎず、「不適合」ではありません。
申請を忘れて認定試験を受けなかったのに溶接作業をさせたこと、言い換えれば、認定試験に合格していない人でも作業できること（仕組みの欠陥）が不適合です。
よって、是正処置の内容は「申請を忘れないようにするための具体策」ではなく、「認定試験に合格した人しか作業できないようにするための具体策」が正しいわけです。

例
見習い者には青い作業帽、合格者には赤い作業帽を支給し、溶接作業時に被ることを義務づける。そして、作業リーダー（あるいは所属長）がそれを監視する。

こうすれば、作業量に見合う有資格者が足りているかどうかが一目瞭然でわかります。作業リーダー（あるいは所属長）は、もし不足しているなら誰にいつ頃までに資格を取得させなければならないかの目算が立ちますから、「申請を忘れる」などという手続き的なミスも起こりません。

それ以前に、（これは推測ですが）有資格者でなくても作業できてしまうことの方が問題ではないですか。つまり、技量はちゃんと備わっているのに、試験を受けて合格しないと作業してはいけないことになっているルール自体がおかしいと思います。
もしかして、（力量認定の）ルールが形骸化していませんか？
ISO9001規格には、「試験に合格しないと作業させてはいけない」とはどこにも書いてありません。「製品要求事項への適合に影響がある仕事に従事する要員は，適切な教育，訓練，技能及び経験を判断の根拠として力量がなければならない。」とあるだけです。（6.2.1）
つまり、一人前に溶接できる人にさせなさいということです。
そしてそれは、現場の作業リーダーであれば、誰が一人前で誰が半人前かは熟知しているはずです。どうしても形として「力量の証拠」が必要なら、作業リーダーの推薦文でもって力量認定するというのもアリです。
その方がずっとラクに運用できますし、実務的にもよっぽど確実です。

ちなみに、ウチの場合は、法令で受講や資格取得が義務付けられている業務以外は現場責任者の判断で作業させています。なので、申請や受理などの事務手続きで手を取られることはほとんどありません。