旅行会社の新入社員です。 集まって話し合いをすることを重視するあまり、プロジェクトが遅れています。 もう集まるのは最…

Question

旅行会社の新入社員です。
集まって話し合いをすることを重視するあまり、プロジェクトが遅れています。
もう集まるのは最後にしよう、と言うのですが、同僚は不満そうです。私は、まだ研修期間中の新入社員なのですが、
今月、初めて社内の小さなプロジェクトを任されることになりました。
メンバーは、私を含め３人で、全員が新入社員。
売り上げには直接関わらず、特に即急に手をつけなくてはならないものでもないのですが、
３週間程度で、ある程度形にして発表するという約束をしてしまいました。
しかし、そのプロジェクトが始まってから１０日ほど経つのですが、
全くといって良いほど進んでいません。
日中は接客の仕事がほとんどで、なかなかプロジェクトにまで手が回らないのです。
しかも、それほど大変なプロジェクトでもないのに、
3人もメンバーがおり、メンバーが話し合いを重視するため、より進行が遅れています。
仕事が忙しく、休憩や上がりの時間も合わないため、話し合いの時間が持てないのです。
私は、話し合いにこだわることがプロジェクトの進行を妨げているように思うので、
分担を割り振って、それぞれが責任を持って分担された仕事をするほうが効率が良いと思うのですが、
そう提案しても、不満そうな顔をされます。
しかも、話し合いを退勤後にファミレスなどで集まってしようとするので、
残業代もつかず、寝る時間も削られるので、正直厳しいです。

メンバーの一人は、仕事後に集まることを苦痛に思わず、
むしろ１人で家にいるのが寂しいので、集まりたいようです。
もう一人は、よく実家に帰っているので、なかなか集まれる日がありません。
私は、仕事後は自分の部屋でゆっくりしたいし、
他のメンバーより通勤時間が長く、朝が早いので、出来れば集まりたくありません。
はっきり言って、お互いにイライラしてきているように思います。

長くなって申し訳ないのですが、このような場合、どのようにすればいいでしょうか？
やはり、寝る時間を削ってでも話し合いをしてプロジェクトを進めていくべきでしょうか？
それとも、説得して仕事を分担してやっていくのが良いでしょうか……？
また、どうやって説得すればわかってくれるでしょうか？

Answer 1

こんにちは

難しい問題ですけど
個人的な見解を書かせてもらいます。

時間が合わないのであれば
ミーティングの時間を決めて、それに間に合うように
3人それぞれにプロジェクトの企画・事業計画を書いてみて
それを出し合って議論してみるのがいいと思いますよ。

私も話し合いのための話し合いって苦手なので
気持はよくわかるのですが、プロジェクトってなかなか一人だと
大変な部分もあるので協力して実行した方がいいと思います。

後、ポイントとしては

・タスク：何をやらなければいけないか
・コスト：いくらかかるか
・目的：何のためにやるのか
・時間：どのくらい時間がかかるか
・収益：どのくらい利益が出るのか

を整理しておくことだと思います。

厳しい言い方かもしれないですが
寂しいから話し合いをするのでは
学生と同じになってしまいますので
そのメンバーの方は考え直してほしいですね。

わかりにくい意見でごめんなさい
プロジェクトがんばってくださいね。

Answer 2

プロジェクトリーダーって誰なのでしょうか？
この辺りに気が付くと明かりが見えてくると思います。

議長も議事録作成人もいない会議が効率良く進むワケがありません。
これは、立場が平等なメンバーの集まりほど顕著に出ます。
メンバーの中に年長者とか上司がいれば、自然にその人がリーダーになってまとまるのですが・・・

ここは、疑問に思った貴女が仮リーダーとなって、今までの会議で決まった事の要旨をつくりましょう。
そして、メンバーに渡して承認をとって下さい。
あとは、次回の会議のために（案）を３つ作ってこれも事前に渡しておきましょう。
問題点があれば、これも事前に提出してもらって会議に備えて下さい。

ここまでやっておけば、次回の会議で３つの（案）のうち一つを選び問題点を解決する方法が決まれば良いのです。
決定事項はキチンと整理して、全員の署名をもらっておけば後のトラブルを防ぐことが出来るでしょう。

会議は日にちと時間を調整して開催日を決めるのですから、急な用事で欠席者がでれば委任状を貰って始めるぐらい強引にやるべきです。メンバーが3名なら2名集まれば開催するって事で良いと思います。
そうしないと、無理して時間を調整した有能な人がバカらしくなって会議に出席しなくなります。

今後こういったプロジェクトを任されたら、会議の予定表を作りましょう。
そして、今日の会議は何を議論して何を決めるのか、キチンと次第を作っておきましょう。
いつもダラダラ遅くまで話をしていると、有能な人がバカらしくなって会議自体に疑問を抱くようになってしまいますよ。