仕事のスケジュール管理。

Question

仕事のスケジュール管理。デイリー、ウィークリー、マンスリー、四半期、
半期のルーチンだけでも暦の関係で管理調整するのに結構大変な思いをしているのに、
中途採用の上司二人がこちらの状況も確認せずにどんどん仕事をねじ込んできます。

しかもそれは他部署の手伝いだったり、
同じ部署でも担当が違う人間がうけきれなくなった仕事だったり。

それらはさらに上の上司に提出するための資料のためのデータであったりすることがほとんどなのですが、
求めているデータの構成要素や意図や意味を理解せずにまるなげしてくるので、
こちらが聞いたり確認した通りにつくってもやり直させられたりして非常に効率が悪いです。

私のチームの仕事は会社のお金を文字通り実際に動かしたり、
残高や出入りの管理をしているため、ミスや漏れが絶対にゆるされない仕事をしています。
ですが、上記のような状況が続き支障が出てきだしました。

上司には何度も相談やお願いはしていますが一向に改善されません。

いままではエクセルで作ったスケジュール表でなんとかもれなく遅延なくこなしてきましたが、
もうやることが多すぎるし、期限はころころ変わるしでわけがわからなくなってきています。

お忙しいみなさんはどのようにスケジュール管理をされていますか？

Answer 1

私の会社では最近組織変更に伴い 徹底的な業務の見直しを進めました。その際に コンサルタントから提案された進め方が とても有効であったのでお奨めします。おそらく 上司の方が中途入社であなたのご指摘のようであれば、まだ業務全体の理解ができておらず 結果業務管理ができていないのではないかと推測します。すなわち 目先の業務処理に追われ、全体のバランスを考慮するに至っていない。何度も相談されて改善されていないとのことであれば、全体業務の理解をしていただく必要があります。コンサルタントからの提案は、精緻でもれのない業務棚卸表の作成です。この棚卸は、あなたの会社の組織に従い（業務分掌・業務権限規程などに従い）、現時点で誰がどの業務を引き受け 進めているのか？業務の重複もしくは漏れはないか？特定個人に業務が集中している場合は、どのようにリスクをヘッジするか？などなどを洗い出し、そのうえで個々人の業務管理なり目標管理なりを見直します。管理する側としてはとても有効でしたので、上司の方が会社全体・あなたの部門の業務全体を理解するには最適だと思います。結果的に 上司の方も 「業務棚卸表」に基づき現状の仕事の進捗度合や妥当性、有効性を評価し、自分たちが指示した業務がどの程度の負荷をかけているかを認識することが重要だと思います。その上で、自分の考えを予算・スケジュールや組織体制に反映させることで、合理性をもつものと思います。定例の部会は行われていると思いますので、その部会の中でこの課題を提起し、さらに業務スケジュールの確認を習慣化されると良いと思います。もし 部全体での見直しがおおがかりすぎて、非現実的だとすれば あなた個人の業務棚卸表で上司の方と調整されることをお奨めします。今のあなたの上司は 全体を見通し指示する余裕がないように思われますので、まずは共通の認識を形成されることから始められたらいかがでしょうか？