小さなカフェの在庫管理について

Question

小さなカフェの在庫管理について小さなカフェで働いています。シフトにはいる時は基本的にワンオペです。3ヶ月前に新人が入りました。発注がうまくできないようで欠品を出したり材料が完全に無くなって慌ててオーナーに買い出しを頼んで怒られたりしているようです。

在庫の表を作って管理すれば？とオーナーに言われたのですが、以前ほかのスタッフが在籍していて作った時に結局使いませんでした。

私は例えば翌日別のスタッフが入るなら｢これはもう半分ぐらい使ったし、明日も使うとしたら明後日には無くなるなあ｣とか｢洗剤を詰め替えたら詰め替えパックが無くなった、買い出しに行っておこう｣となんとなく肌感覚で買い出しや発注をしています。

｢次の人が困らないように｣｢ピークタイムが来ても困らないように｣という感じで買い出し等をしていてものを切らしたことがありません。

かなり小さな店舗なのでものを置く場所も限られていますし、正直オーナーが怒るほど何でこんなに発注がうまくできないのか理解ができないのです。

皆さんどのように在庫管理、他スタッフへの引き継ぎをしているのでしょうか。

一応買い出しをしたらそれを見れるようにメモだったりLINEノートだったりに残しているのですが、昨日も在庫が置いてあるはずのキッチンペーパーがないので買った！と言われてしまい困っています。人に物を教えるのって難しいですね。

Answer 1

在庫管理は難しいのです。どれくらいをどれくらいの感覚で使うのかーとか知らないとできないのです。

と言う事で。私が推奨するのは２箱管理が良いのではないか？と思います。

同じものを２個必ず用意する。
１個使いきったら、もう1個使い始めつつ、発注する。１個を使いきる前に次のが届くと言う方法です。

私は管理を任されていますが、全てのものをこっそり自分の机に１個ずつ保管してます。在庫が無くなると、無い無い騒ぐ奴が必ず居ます。無くなる前に何故言わない？！って毎回思いますが、探しますねと言ってこっそり出してきて、１個だけ有りました～と渡し、発注します。

Answer 2

「結局使わなかった」って、これが全てなのでは？

標準在庫を書いてある在庫表に毎日在庫を記入する。マイナスだったらその分を発注する。

毎日在庫をチェックするから、毎日棚卸ししてる感覚。

それが面倒というスタッフならば、仕事を放棄してるのも同じです。

てか新人にやれと言われてもできないですよ。
どこに何があってどれだけつかうなか肌感覚がわからないのだから。
オーナーか店長か知りませんが、責任者が仕組みを作ってそれを定着させないと。

理想は素人でも簡単な仕組みです。

Answer 3

残量の見える化したらどうかと思いましたが
オーナーでないと難しいですね
クリアケースに入れていつも誰でも把握できるようにするわけです
あとは伝言板をつくって気がついたことをすぐに張るようにするとか
在庫ノートを置くとか
1週間でどのくらい使うかを新人に教えるのもいいかもしれないです

Answer 4

なんとなく肌感覚でやっていてものを切らしたことがないというなら、発注担当者を1人にしてその人がすべて管理するのが一番わかりやすく発注漏れやミスが少ないと思います。まあその人が急に休んだりトラブルもあるでしょうから、店長(オーナー？)と2人ですべて管理し、ほかの人にはまったくやらせないのが一番ですよ。みんなでやろうとするから漏れが出るのです。

そうでなく皆でできるようにするのであればルールを決めるしかないです。
例えばですが、毎日・月水金の週3回・水土の週2回、月の週1回とか、品目によってすべてリストアップしていつ確認するか決めて、残りがいくつになっていたら発注するかを表なりノートなりエクセルなどコンピュータを使うなりしてデータ化し、いつ誰が見てもすぐわかるようにすること。また発注のための時間を決め、発注をかける日は例えば午前9時に必ず表なりノートなりを見ながら在庫を確認し、足りないものは発注をかけるといった形でルーティンを作り、それを徹底しないといけないです。

ルール化して皆に教えるのが面倒だから今までやってないのでしょう？その店舗の体質であれば今さら変更するのはなかなか難しいのではないかと思います。誰か一人がやるのが一番よさそうに思いますよ。