小さな工場の事務をしているのですが電話対応で悩んでいる事があります。

Question

小さな工場の事務をしているのですが電話対応で悩んでいる事があります。電話は基本取り次ぎが多いのですが担当が不在の時に伝言を頼まれる事があり、中には1から10まで伝えようとするので内容がとても長く特に重要な点がわからないため箇条書きにも出来ずメモが間に合いません。

結局『〜の件で連絡があったと伝えておきます』と誤魔化してしまいます。
メモを取るコツなどありますか？

Answer 1

簡潔な伝言でなければ、後程担当から電話させますでいいかと思います。
私も長い事事務仕事していますが、長々と伝言の残したがる人って結局自分のことしか考えられないわがままな人が多いので、初めからあまり相手にしようとしない方がいいです。しかも内容が理解でいないことを早々と言われてメモに適当に残せたとしても、伝える相手に理解してもらえなければ、結局担当者が電話してみて確認するってことになるかと思いますので！

Answer 2

自分が単なる取次であって、その件に関して詳しくないということを最初にあるいは、最後にちゃんと言わないとだめですよ。
相手は
「全部伝えたのにになんでやってないの？なめてん？」と担当にぶちぎれます。

はっきり「担当には何を伝えたらいいですか？」と聞けるようになりましょう。
まあオブラートにはくるんで。