棚卸し業務が大変です。わたしは総務課で働いています。

Question

棚卸し業務が大変です。わたしは総務課で働いています。わたしの会社の棚卸しは年に一回です。
やり方としては毎月送られてくる請求書から今年度購入したものリストをエクセルで作成します。（購入会社と品名と金額と容量規格の項目です）そのリストを課毎に紙でわたして記入してもらい、それを総務課でエクセルに入力してまとめていくという感じです。その時は棚卸しのやり方と注意事項を添付しています。

何が大変かというと

①社外に預けているものの棚卸しを記入してくれない
②棚卸しで問い合わせをしようと担当課の人に聞いてもそれはわたしが担当のものでないからと言われるので、一人一人それを数えた人を探して聞かなければならない
③単純に担当課の人が数え忘れてしまう（課内で誰が数えるか決まってなかったり、誰かやってるだろう感）
④3/31時点の在庫をまとめたものを4月1週目後半か2週目前半に経理課へ渡さなければならず、時間が足りない

問題として各課で棚卸しを取りまとめてくれるひとがいないことと、添付したやり方と注意事項をまとめたものをみてくれていないことがあると思います。

そこで棚卸しの前には各課から担当者を決めてもらい、その人達へ棚卸しが始まる前に説明をして、担当者がしっかり確認してから総務課にあげてもらうこと。（まだ3年目のわたしの話を聞いてくれるか不安…）昨年の棚卸しデータを閲覧できるようにして、参考にして棚卸し漏れを防ぐこと。（しかしこの場合は昨年度のものと比べだけの作業になり、今年度はじめて棚卸しするものが抜けてきそう…）を来年実践しようと思うのですが、このくらいの案しかわたしには思いつきません、、、なにかアドバイスがあれば教えてほしいです、、よろしくお願いします。

Answer 1

基本的に、今のやり方を変えてもらうっていうのはハードルが高いと思ってよいと思いますよ。勿論、変えてもらうように働き掛けを続ける事は大事なので続けた方がいいと思いますが、基本的に自分で解決するのが一番の近道だと思われます。
因みに私は、他の人に変えてもらうように動いてよい結果になった事がありません。

そもそも、棚卸結果が間違いない責任を相談者様は取る立場にあるのでしょうか？

もしないのであれば、各課から上がってくる数字を足し合わせ、相談者様が自身で作られている請求書のリストと照らし合わせてみても「明らかにおかしな点」がないのであれば。相談者様に責任はないように感じます。むしろ提出期限に間に合わないことが一番の問題のように感じます。

①～③は相談者様が悩む問題ではないように感じますし、④は「各課から上がってくる数字が完全に正である」事を前提に、請求書リストとのデータ上のチェックだけしていれば時間的には問題ないように感じます。

①～③は相談者様の上司に報連相をして、上司様に判断・対応して頂くのが一番かと思いますよ。
「（在庫を目視確認している・使用している）現場の人が確認するのが当然一番正しいんだから、上がってくる数字が正しいものとして扱っていいか」って上司に聞いた方がいいと感じます。
各課が間違えるのは、総務の責任じゃないですから。他課に迷惑かけないでほしいですよね。

完全な正しい姿を追求するよりも、求められてる事を満たした上で。
各課の尻ぬぐいをする算段をするよりも、不足分をやらない正当性（理屈）を持つ方が大事だと感じました。

Answer 2

小さなアドバイス、応援ですが、
読んでいてあなたがやろうとしていることを伝えようと思っていました。
棚卸の為の担当者、責任者、リーダー会議は上司に音頭をとってもらいましょう。
今年まだ実践してないなら、今年から会議したらどうですか？
100％最初から上手くいかないから、今年は成功、達成より
やった、という実績づくり。問題点が新しくでますから、
少し失望させるような言い方ですが、やり方も変化しますし、
人やシステムや物によって棚卸も変わってきます。
つまり完全！はないかも。常に去年、前回よりスピーディーに正確に、
なるものです。
全てが経験。頑張って下さい。
なんか違う方向の話になりましたが。