就職して つい最近google driveを使い始めました。

Question

就職して つい最近google driveを使い始めました。上司にミーティングの議事録を作ってメンバー全員に共有するように、と言われました。

私はマイドライブでファイルを作り、共有設定をしようとしましたが、チーム全員で共有するには一人一人設定しないといけないのでしょうか。
共有するメンバーが多いので、もっと効率よくできないかな？と思っています。

自分で思いついたのが、すでに共有アイテム内にある前回の議事録ファイルをコピーして、編集すればいいのかなと思いましたが、それでコピーして新たに作ったファイルの共有設定は元ファイルの共有設定を引き継いでいるのか、心配です。

初心者なため、文章が分かりにくいかと思います。

申し訳ありませんが、よろしくお願いします。

Answer 1

共有アイテム内にある前回の議事録ファイルは、同僚の方が所有しているファイルのはずです（他人がオーナーのファイルを共有すると共有アイテム内に表示されるのです）
その共有アイテム内にあるファイルをコピーすると、貴方のマイドライブ内にコピーファイルが作成され、それは貴方の所有物です。
そのコピーして新たに作ったファイルの共有設定は元ファイルの共有設定を引き継ぎませんよ。

私なら下記のようにします。

まずマイドライブの中に「議事録」というフォルダを作成します。
そのフォルダを共有設定します。
このとき共有者に対して「編集可」としておけば、他の同僚が作成した議事録を同僚のアカウントからも保存してもらえます（そのような必要がなければ「閲覧のみ」にしてください）
他の同僚がその人のアカウントから共有フォルダへ保存した場合、貴方のマイドライブ上にあるフォルダだからといって、貴方のドライブ容量を消費することはありません。
ファイルの保存容量は、そのファイルのオーナーが負担するルールです。
共有フォルダへ保存したファイルの共有設定はフォルダの共有設定を引き継ぎます。
だから、最初にフォルダの共有設定を1回おこなえば、あとはそこへ毎回議事録を入れていくだけです。