総務部で仕事をしています。 郵送されたさてきた書類の仕訳をしていると、 郵便番号と住所のほかには、 「株式会社…

Question

総務部で仕事をしています。
郵送されたさてきた書類の仕訳をしていると、

郵便番号と住所のほかには、
「株式会社 ○○○○ 御中」とだけ宛名が書かれた封筒が、時々あります。

こんなとき、皆さんはどうしますか？
私は中を確認して、担当と思われる部署に転送します。

この間、そんな封筒が届いたので、中を確認したら、
「どの部署に宛てた書類なのかわかりません。送付の際は部署名まで記入してください。」
と書かれた付箋が貼られた書類が出てきました。

どうやら弊社の誰かが企業名のみを宛名として部署名を書かずに郵送した書類が返送されてきたようです。

弊社のスタッフも部署名を書かずに郵送してご迷惑をおかけしてますが、
返送された方もなかなかだなぁと思いました。仕返しのつもりだったのでしょうか…。

皆さんのエピソードも聞いてみたいです。

Answer 1

社員数100人未満の中小企業なら「株式会社東京商事御中」でもなんとかなるものですが、大企業で部署が細かく分かれていると実に大変です。
場合によっては「フロアが違う。建物が違う」ということだってあり得るくらいですから。
日本郵便の郵便番号検索で港区の郵便番号を見てみると面白いです。
http://www.post.japanpost.jp/cgi-zip/zipcode.php?pref=13&city=1131030

六本木ヒルズやら日テレタワーやら電通ビルやらという高層ビルが多数あり、全てのフロアが別々の郵便番号を持っています。大企業になると郵便物の仕分けだけでも一仕事。煩雑さを緩和するために「50階なら106-6150。51階なら106-6151」という感じで分かれているわけです。

宛先を明確にしない郵便物の取り扱いとして質問者さまの対応は実に適切です。

多くの人は「御中は企業などの団体に対する敬称」と単純に捉えてしまうので、先方の企業規模が分からないようなケースだとものすごく単純に「御中」と書いてくることがあります。
「御中」というのは「中の人へ」を意味する「中」に丁寧語の「御」が付いたもの。
「株式会社東京商事御中」とあれば「東京商事の中の人へ=そちらの組織に所属す人なら誰でもいいから開封して読んでください」ということを表しています。
質問者さまは総務部のスタッフという「東京商事の中の人」なのですから、質問者さまが読めばそれで事足りる情報でしか「御中」を使うことは出来ません。厳密に言うなら質問者さまは然るべき部署に転送する必要もありません。なにしろ相手は「誰でもいい」と言っているわけですから。

質問者さまの対応を考えるなら「どの部署に宛てた書類なのかわかりません。送付の際は部署名まで記入してください。」と先方が言ってくるのも仕方ないことなんです。
「仕返しのつもり」とネガティブに受け止めるのではなく、ビジネス上のコミュニケーションが円滑に運ぶように「宛先は丁寧に書く」ということは社内に諮ってもいいと思います。なにしろ先方の言い分は「ごもっとも」なわけですから…

Answer 2

宛名が書かれているもの中身をわざわざ確認する意味はなんですか？