薬局の在庫管理について。

Question

薬局の在庫管理について。最近病院に転職した薬剤師です。

以前、調剤薬局に勤務していた時は在庫はすべてパソコンの発注システムソフトで管理しており、入庫データや出庫データは日々集計をかけて、常にどの薬がどのぐらいの数あるのか把握できていました。薬が少ないと、パソコンの画面上で発注品目として候補があがってきていたので、発注ももれなくできていました。

しかし転職先の病院は規模が比較的小さく、在庫管理のシステムなどは導入されていません。コストの面はかなりシビアな印象が見受けられ、電子カルテも導入されておらず、この先もカルテや在庫管理のIT化は当面なさそうです。薬剤部で一緒に働いている人は、在庫は見た目で判断して発注しているそうなのですが、それだと漏れがあって欠品する可能性や過剰在庫になる場合もでてきそうなので私としては何かルールを作りたいです。

そこで皆様に知恵を貸していただきたいのです。最近は在庫管理にパソコンを使っている薬局さんがほとんどかと思いますが、パソコンを使わずアナログな方法で在庫管理を上手くできないでしょうか？良い方法が思い浮かぶ方、回答をよろしくお願いします。

Answer 1

ren9kou7さん、こんにちは。

調剤薬局を経営しています。

「パソコンを使わず」とありましたが、文脈からするとレセコンの在庫管理機能ナシでと解釈させて頂きます。

方法は２つ考えられます。

1つ目は既出の方の意見と同じで、薬ごとに発注カードを作ることです。
その中に発注点と適正在庫量を記しておき、在庫が○○個になったら１００錠１本発注するという具合にする方法です。
今の発注はどのようにされてますか？ＦＡＸ注文ですか？

コストにシビアな病院でも卸さんが機器を無償提供してくれるオンライン発注は導入できると思います。
既存のＦＡＸ回線を使うので電話代のコストのみです。
薬の箱のＪＡＮコードも発注カードにつけて、在庫が発注点に達したものは、まとめておいて後でバーコードリーダーで読み取り送信。
帳合ももちろん設定できます。

2つ目は月初発注方式です。
病院であれば、だいたい月間の医薬品使用量は決まっているので、月初にまとめて在庫を調達してしまう方法です。
ちなみに、うちの薬局はこの方式です。
まずＰＣの持ち込みは可能だと思いますので、エクセルで在庫管理します。

古い医科向けレセコンでも処方した医薬品の錠数データはCSV形式で出せます。
おそらくＹＪコード（厚生省コード）も付いてると思いますので、ＹＪコードをベースにエクセル関数のVLOOKUPでデータ整理します。
月ごとに在庫データを並べていくと月間使用量が医薬品ごとにわかります。だいたい毎月の医薬品使用量は規則性があるので、それをもとに翌月の発注を一気にしてしまします。

帳合も入力しておけば、後でソートしなおして、卸ごとに発注表を出せます。
後はそれを卸さんに渡して終わりです。
ちょっと最初の準備が大変なのと月初の在庫納品の量が多くなるのが難点ですが、エクセルが得意ならオススメです。

うちの会社はこの方式で在庫発注管理は事務さんがすべて行っています。
在庫率も低く抑えられていますし、欠品も少ないですよ。

参考になれば幸いです。

藤原 ナオヤ
http://www.893144510.com/

Answer 2

在庫の棚には当然先入先出をしていると思います
その棚の薬剤ごとに、5個（数値は適当）ずつの区切りを入れておいて
最後の区切りの前に発注伝票を挟んでおく・・・

棚の手前から５，５，５，５・・・５、発注伝票、５と並べて置くのです
もちろん棚の手前から順次出庫していきます
入庫したら元のように古い順に並べて最後の一つ前に伝票を挟む

「5個」・・・最低在庫数・・・この在庫に成ったら必ず発注をする数量です
「先入先出」さへ守られていれば何の設備も無く出来ると思います

Answer 3

在庫管理をアナログでやるとすると、表を作って記入していくしかないと思います。
一つは、引き出しがあるとしたら、そこに一枚ずつ紙を入れ、
在庫の変動を記入する方式。
図書館の貸出カードのようなものを入れておく方法。

もう一つは、一つの表で管理する方法です。
私の職場で商品を発注する際に使う方法があります。
今のデータで管理するシステムが無い頃、
またデータだけでは難しい細かな調整をしたい時に使う方法です。
私の場合、相手がお客様や天気なので、パソコンがはじき出す数字だけではズレが出てしまう為、
時々アナログで調整をかけます。
といっても、簡単に言うとお小遣い帳みたいな物です。
出庫、入庫を記録する時間が必要なのと、
品数が多いと大変ですが、慣れて早くするしかないです。
それもはしょるとなると、感覚で発注するしか無いです。

Ａ4位の紙に、
縦軸に商品名（薬品名）、これは固定です。
よく動くもの、動きの読めないもの中心でいいと思います。
それらは感覚だけで発注すると危険だからです。

横軸は日付です。一ヶ月分入れるといいと思います。
細かく出来る場合は、日毎。
例えば発注が週二回なら、最低でも週二。
はじめに今ある在庫数を入れ、出庫、入庫、残、と数字を更新していきます。
繰り返すうちに、大体の出庫、入庫の数が割り出せるようになります。
そうなったら、適性在庫を決めます。
それを品名の横に入れておきます。
後は、適性在庫を超えすぎないように、欠品しないように発注します。

Excelを使えるなら簡単な表をつくれば見やすいです。
なければ、方眼帳に記入し、コピーすればいいと思います。

文章だけではわかりにくいかと思いますが、
参考になれば幸いです。