② また、営業マンの帰社時間がボードに書いてないことがたまにあり、お客さまに営業マンの帰社時間が遅くなることを伝え…

Question

②

また、営業マンの帰社時間がボードに書いてないことがたまにあり、お客さまに営業マンの帰社時間が遅くなることを伝えると『遅くなってもいいから、帰ってきたらこう伝言しておいて』と言われます。

なので忘れないようにメモ書きを机の上に置いておくのですが、営業マンからすればどんな用件であれメモ書きするのではなく、携帯にかけてもらうよう伝えたり、メールしてくれたらいいと言われます…。

お客さまが急ぎだったり、折り返し電話がほしいと言われたら営業マンに電話しているのですが、ただ伝言しておいてというお客さまの通りにしたのに…と。

また、1人の営業マンが『こうしてほしい』と言ってくると、きまってもう1人の営業マンが我こそもといわんばかりに口を挟んできたり、『これもこうしてへしい』と言ってきます。

同じ機械部の営業マンの人達は優しくて、何かミスしてもきちんと説明してくれたあとに『こうすればよかったね』とアドバイスをくれたり、女の子2人で事務をしているのですが、1人が休んだら何回か電話をくれて『何か困ったことがあったらすぐ電話してくれたらいいよ』とか言ってくれます。

いつもは大きな器で構えている私なんですが、さすがに建築の営業マンに腹がたってしまい、はっきり言えば私は機械部という話で配属されてきたんだし、建築には建築で男性の内勤がいるのだからその人が電話をとればいいと思うし、電話番号もわざわざ2つあり、1人に1台電話機があるので鳴る場所を設定してくれたらいいのにとかって思っちゃいました。

なので今後は建築宛の用件は、全部メールや電話で連絡してしまおうと思っていますがこれでいいですよね？

Answer 1

①について。
まず電話を受ける側として重要なポイントは、
いつ、何処の、誰から、誰宛てにということを踏まえて取り次がなければ電話を取り次ぐ意味がありません。
そういう項目で電話取り次ぎメモを作り、かけてきた相手に対し「失礼ですがもう一度会社名をお願いします」と根気よく尋ねるのも事務職の仕事です。
これが最初にクリアできないと、反対に営業マンからあなたへの評価が下がり、それは容易に上長へ不満としてあげられてしまいます。
まず電話取り次ぎメモを作って、焦らず対応してみてください。

②お客様が伝言でいい、と言われたとしても、それを名目通りに受け取っては意味がありません。
営業マンにその伝言が伝わるのがお客様の帰られた後や、翌日では間に合わない事も多いものです。
事務職とは言え、お客様の利益と会社の利益を守るのは鉄則です。
必ずメモを取り、その内容を営業に対しメールや電話で伝えた上、何時何分にメールもしくは電話済みという但し書きもつけて、机の上に置いておくのが一番無難な事でしょう。

会社にとっては機械部も建築部も大切な部署です。
あなたにとって、建築部の男性の態度は腑に落ちないかもしれません。
しかし不満をきちんと伝えてくると言うことは、あなたにはこの対処が出来るものと、期待されているだけのことだと思います。
男性は、期待していない相手に不満は伝えません。

少しだけ工夫されることにより見方も変わるかと思います。
どうか、頑張ってください。

Answer 2

嫌な営業ですね～！！
気持ちが分かってイライラします！(笑)

私もお客様が伝言としてメモ置いてくれればいいと言われた時はそうしてます(^_^;)

ですが、そう営業さんが言ってきてるなら言われた通りに携帯かメールします！
でも一番面倒じゃないのはお客様に直接携帯番号を教える事ですね！

絶対に建築の方と関わりたくないなら、スパッと割り切って建築部の内勤の男の人に「○○さん宛にお客様から連絡きたので伝えておいて下さい」と言ってしまうのも有りかな～。
ただこれは評価を落とす＆敵を作りそうなのでオススメしませんが(^_^;)

Answer 3

こういう場合は、自己判断で動く前に相談・確認です

契約書の記載、機械部所属となっているんですよね？
ですが、配属された部署が、機械、建築と２つあり
現状、２つ対応してしまっている

自己判断で電話対応をしており
機械、建築の営業担当それぞれから指示がでている

派遣会社に相談し、その上で派遣先の上司に確認してください

その結果として、両方の部署の電話対応をとなったら
可能なら、次回契約更新時に契約書に追記してもらってください

こうする理由は、もし何かあったら、必ず立場が一番下の人の
せいにされることが多いためです（経験上）

そうしないとあなた自身のストレスを貯めつづけることになりますよ
ゼロにはできないけど、少しでもやわらげてくださいね

Answer 4

いいですよ。自信もってください。

ところで、建築のほうの電話は取らなくてはいけないのでしょうか。回線が同じなのかな。思うに、建築の電話対応が悪いから機会部がとらなくてはいけないのかもしれませんね。その辺はよくわかりませんが。文面を拝見していますと、あなたは真面目な派遣さんですね。一緒に仕事をしたいです。私のところに居た派遣さんは、なるべく電話は取りませんでしたね。上司に「嫌だからとりません」な～んて言っているくらいすうすうしいひとでした。

それと、営業は、基本、人を人と思わない人が多いです。ですから営業職についてやっていけるのです。質問者さんは、直属の機械部の営業さんがよい方たちでラッキーですよ。奇跡です。問題は建築部ですが営業の携帯番号を教えてはいけないのでしょうかね。業務用携帯はないのでしょうか。業務用でしたらお得意には教えて直接かけてもらうのがいいですよね。

電話をたくさん出ていますと、自ずと、対応がうまくなります。以前、本当にすばらしい派遣さんが「修行いたしました」といっていました。頑張ってください！！！