随意契約について

Question

随意契約について随意契約・指名競争入札が自分の職場で行われようとしてますが、業者選定のとき第三者がみても納得できるような一般的な理由はありますか？また設計業者選定のときの理由はありますか？

また入札までに関して必要な書類は予定価格書・開札調書・相手への連絡のためのFAX送信票・指名競争入札通知書・見積書・見積心得書・工事請負契約書・設計管理委託契約書をそろえようと考えていますが、入札参加者名簿・建築業者の決定など監査されるときに必要ですか？

説明会の日時は通知後から一週間を目安に説明会から二週間後に入札を目安にしてますが、入札後工事にかかるまでにある期間をおくのか、逆にある期間までに動かないといけないのかあった気がするのですが？

教えてください。

補足

大変参考になります。施工になんらか特殊なことがされていれば、随意でも問題はないのですね。時間もないし、補助金もらうわけでもないから、指名入札より手間がはぶけるから随意にしたいです。ただ設計業者の選定理由で一般的なものはありますか？

Answer 1

>随意契約・指名競争入札が自分の職場で行われようとしてますが、業者選定のとき第三者がみても納得できるような一般的な理由はありますか？また設計業者選定のときの理由はありますか？

随意契約
・大まかな業務内容は？
・何号随契（地方自治法施行令第167条の2第1項）にしようとしているのか？
この2点が分からないとお答えできないです。というかその条文どおりでいいです。
例えば、5号随契だと「「緊急に委託業者を決定する必要があり、指名競争入札にするには日数が確保できないため随意契約とした。」とかね。

指名競争入札
・自治体か団体かは分かりませんが、そこの基準等級（○万円～×万円はＡ等級など）があるでしょ？
・その中から総合評点、過去の実績や地域性（○×市内に本店・営業所がある者など）を考慮したって説明すればいいんですよ。
・あるいは、基準等級がＢ等級なのに、Ａ等級から選びたい場合は「技術的に高度であるから」とかという説明を付けます。

あと、工事も設計も同じ、設計だからって工事とは別の理由を考える必要は無い。

>また入札までに関して必要な書類は予定価格書・開札調書・相手への連絡のためのFAX送信票・指名競争入札通知書・見積書・見積心得書・工事請負契約書・設計管理委託契約書をそろえようと考えていますが、入札参加者名簿・建築業者の決定など監査されるときに必要ですか？

昔、市町村へ国庫補助金の完了検査に行ったことがあるけど、見ない書類だけ書きます（笑）
いわゆる契約書類として整理しないもの、相手への連絡のためのFAX送信票、見積心得書、入札参加者名簿、建築業者の決定（これは何のこと？）などは見なかったですね。
あと監査に必要なものは、支出負担行為・支出伝票、設計図書、完成通知、検査調書、請求書などになります。
これらを時系列に綴っておきます。

>説明会の日時は通知後から一週間を目安に説明会から二週間後に入札を目安にしてますが、入札後工事にかかるまでにある期間をおくのか、逆にある期間までに動かないといけないのかあった気がするのですが？

入札説明会やるの？
ということは指名業者公表なんですね。
私のいた自治体では、入札説明会は業者に談合の場を与えているっていうので廃止されました。
説明を求める場合は個別対応としています。
ちなみに指名通知から入札までは建設業法施行令第6条に定める見積期間を確保します。
それで、落札から契約まで7日以内、工期は契約書で定めますよね（うちは契約の翌日からでした）。
その実際の着工については自治体によって違うので、内規を調べてみてください。

（補足について）
地方公共団体かと思って書いてしまいましたが、あえて書き直しませんので、その辺は多少読替えてください。
「特殊」と言っても、「その業者」でなければ駄目な理由付けが必要ですよ。
例えば、「この建物の補修にはこの会社が製造している○×が必要だが、代理店の△□株式会社しか取り扱っていない。」とか「○×工法で施工すればコストダウンが図れるが、この技術は△□株式会社が特許を持っており、そこでしか施工できない。」と言った理由が必要です。
特に監査対策としておくなら、なおさらですね。

あと確かに入札は随契より手間がかかりますが、業者を全員一度に呼んで執行するので、後腐れないです。
逆に随契の方が後で監査対策（役所だと地方整備局や会計検査院の検査があるので）の小細工をしたり・・・、事務方としては精神的に余りよろしくないです（笑）
入札も慣れてしまえば、手間も随意契約とさほど変わりません。

コンサルタント（設計業者）の選定理由で一般的なのは「地域性」、「専門性」、「過去の受注実績」ですね。
地域性は先にも書いたとおり、「○○市内に本店・営業所がある」などです。
専門性はコンサルタントにも得意分野（構造とか設備とか）があります。
社会福祉法人だと過去の受注実績はそれほど関係ないですから、上記２つを総合的に見て選んだって言えば良いと思います。
設計ならそれほど金額も多くないでしょうし、随契ならともかく入札であれば業者選定理由はさほど問題にしません。