受注管理について… 商品品切れの為、受注入力が出来ず数ヶ月の間に膨大な量の注文書が溜まります。

Question

受注管理について…
商品品切れの為、受注入力が出来ず数ヶ月の間に膨大な量の注文書が溜まります。
定期的に残数を工場に連絡、商品が入荷した時の引き当て先検討に注文書をめくって電卓を叩いたり顧客を捜すことに時間がかかり大変です。
顧客数は600程度、品切れアイテムは15品、入荷商品の引き当ては基本は受注日ですが顧客によって順位が変わったり、分納になるので注文書の枚数が減っていきません。3、4ヶ月かけて残が解消されていきます。
ちなみに友人の会社の事で、そこは年配者が殆どの会社なのでエクセル、アクセスの知識がある人はいません。
生産量を増やすことは出来ません。
毎年の事なので、次年度に向けてシステム管理する事を奨めたいのですが、簡単な受注管理ならエクセルで出来ますよね？また、独学で出来ますか？私もシステムに詳しくないので的確なアドバイスが出来ないでいます。

補足

受注管理といっても一時的な管理で、商品別の残数を自動で計算出来ることと顧客の検索が出来ればかなり楽になるのではないかと思うのですが…
会社には相談したそうですが外注は出来ないみたいです。

Answer 1

何を基準に「簡単な受注管理」というのか、詳細がはっきり解りませんし、何より「エクセル、アクセスの知識がある人はいません。」ということですので、社内でエクセルで受注管理を作るのは、かなり困難だと推測します。
エクセル自体は独学でもある程度の事は出来ますが、ご質問の内容からは、業務が忙しくてエクセルを勉強している余裕もないのではないでしょうか？
会社の予算にもよりますが、外注した方が早くて正確なものが出来ると思います。

Answer 2

１．まずは商品の納期を短縮：
そもそもこの商品は一次産品を原料とした食料品とかでしょうか？
それであるなら自然の恵みですから仕方ありません。

しかし、これが工業製品であれば、数ヶ月の納期を短縮することが
まず必要です。長納期部材があれば、予め多めに在庫を持つのと
発注点を高くするなど、また、複数購買を行う等の対策が必要かと
思います。

２．エクセルによる管理：
これは年配者が殆どでもそう難しいことでないと思います。受注管理の
方法としては注文書が到着する度にエクセルに入力します。内容とすれば、

a. 受注日
b. 出荷日兼出荷予定日
ｃ. 客先名
d. 受注数量
e. 出荷済数量
f. 注残
g. 備考

上記の5点を横に並べます。そしてこのような表を15品毎に作成します。
受注時では b、e と f は空欄です。そして出荷が開始されます。この際、
行数を増やすことにより分納にも対応させます。そして客先によって
先出しする場合は備考か色付けによってわかるようにします。

ただ、エクセルを使用しても注文書や出荷を社内バーコードを
使用して管理しているのでなければ、あくまでもマニュアルですから、
入力忘れや誤記入があれば、元も子もなくなります。従って、
ダブル、トリプルで複数の人のチェックが必要になると思います。