データ入力の入力ミスを全くなくす方法を探しています。 今の仕事を始めて1ヶ月ですが、午前中に1件、午後に1件間違い…

Question

データ入力の入力ミスを全くなくす方法を探しています。

今の仕事を始めて1ヶ月ですが、午前中に1件、午後に1件間違いがあり、上司に指摘されます。ネットで調べると、1人が入力して、別の人間がチェックするとミスが減ると書いてます。

私は入社したばかりなので上司に見てもらってますが、本来はチェックまで一人で行うようです。

このままでは独り立ちさせてもらえるか不安です。

どなたか、入力からチェックまで一人で行っても、ミスをなくす方法を教えてほしいです。

Answer 1

どんなデータなんでしょうね？
どんなシステムなんでしょうね？

一般的に社内システムなどに上げる場合は、入力ミスを防ぐ為に自動アップロード方式にするとか、画面上で確認したモノがOKなら、そのまま転送やエントリーで入力が終わるとか。

Excelなら、コピペしてデータ貼り付けとか。
なるべく手入力を無くす方法を考えています。
例えば
発注データ=納品データ=検収データ=支払いデータ=入庫データ(≒出庫データ)…となるのがほとんどですから、1番最初の発注データをそのままコピペなり、それをシステム的に流用するプログラムにして置けば、入力ミスは殆ど無くなります。

後は、その後に変更となった分だけをマニュアル処理するだけですから、圧倒的に量は減って来ます。

Answer 2

自分でミスなくす方法は２回入力して双方が同じかパソコンに計算させてください。

エクセルに入力なら、別ファイルや別シートに１回づつ入力して、
同じ値かチェックする計算式を入れてください。
システムなら、システムとエクセルに１回づつ入力して、
システムの値をエクセルにコピペして、
同じ値かチェックする計算式を入れてください。

そうすれば、上司の仕事も減らすことができるので喜ばれ、
ミスもなくなります。

もし、時間や手間がかかるのが嫌だとしたら、
上司に時間が掛からないけど入力ミスがあるのとどっちがいいか聞いてみればミスない方を取ると思います。

如何ですか？

Answer 3

>ネットで調べると、1人が入力して、別の人間がチェックするとミスが減ると書いてます。

これ、って、まさに貴方様が入力したものを、上司がチェックしている。。。結果的に入力ミスが減っている。。。という状況で同じことをすでにやっていますよ。

ただ、貴方様だけでミスを全く無くす。。。ということであれば、それは貴方様ご自身が完璧な入力を行う、もしくは、入力完了後に、一件一件再チェックする時間を設ける、という方法になります。

しかし、そもそも、上司がミスがないかチェックする、という作業は、貴方様がいくら完璧に入力処理されたところで、上司はやらなくて良いか、という次元の問題ではないですけどね。

Answer 4

ダブルチェックですね。
よくある対策ですがダブルチェックも慣れてくるとダブルチェックの際にミスが発生します。
そうなると次はとトリプルチェックとなり、確認作業が一つの仕事となる無駄と増やそうがミスは無くならないと言う結論に至ります。

またダブルチェックとは他の人の仕事の手を停めてしまう事になるので始めは良くても段々と負担になり、忙しい時にも行うので結果的に『何故、自分が』と言う不満に繋がる危険があります。

どの様なデータ入力で、どの様なミスなのか？分かりませんが自身で確認まで集中力を欠かさない意識付けしかありません。

それ以前に《ミスを全くなくす方法》なんてのは存在しませんよ、人間とはミスする生き物ですから。