日立の電話機 ①HI-12G-TELSDAと②HI-A4Ⅱを使用している電話機が事務所内にたくさんあるのですが、自分の…

Question

日立の電話機
①HI-12G-TELSDAと②HI-A4Ⅱを使用している電話機が事務所内にたくさんあるのですが、自分の係りの電話だけ、キャッチして受けることはできるのでしょうか？

自分の係りに①が１台で②が２台あります。

Answer 1

「自分の係の電話だけキャッチして受けたい」というのは，
(Ａ)「会社の外からかかってきた電話（外線着信）の中で自分の係に関係するものだけに応答したい」
ということでしょうか？それとも，
(Ｂ)「自分の係や他の係に対し会社や建物内の他の場所等内部から同時にかかってきている電話（内線着信）の中から自分の係にかかってきているものだけ応答したい」
ということでしょうか？

質問者様の仰っていることが(Ａ)の方であれば，
(1)係専用の電話回線を用意してもらい，その電話番号の着信については御自分の係の電話のみ鳴るように設定してもらう。
(2)「ダイヤルイン」機能を利用する。
(3)「ＩＶＲ」機能を利用する。
のいずれかの方法で対応できます。
(1)の方法が最も単純な方法ですが，この方法だと回線の基本料金がかかり，経費が高くなってしまいます。
(2)は，ＮＴＴ等電話事業者にダイヤルインサービスを申し込み，１つの電話回線に複数の電話番号を割り振ってもらった上で，会社の構内電話交換機（「ＰＢＸ」といいます。小規模のシステムの場合はＰＢＸではなく，ビジネスホン主装置となっている場合もあります，）の設定を変更してもらい，新たに増えた電話番号のうちのひとつを御自身の係用として割り振ってもらった上でその電話番号に電話がかかってきた際はその係の３台の電話機だけが鳴るように設定してもらうことにより直接電話に出られるようにする方法です。この方法では（1）の方法ほど高い経費にはなりませんが，ダイヤルインサービス使用料が毎月かかってしまいますし，別の係がこのサービスを契約している電話回線で電話をかけていたり，その電話回線に割り当てられた別の電話番号に電話がかかってきているような場合は御自身の係の電話も話し中になってしまいます（ダイヤルインサービスでは１本の電話回線にいくつもの電話番号を割り付けているので，これは防ぎようがありません。）。
(3)は，電話がかかってきた場合にＰＢＸや主装置が自動的に応答し，相手に対して「○○係へ御用の方は１，××係へ御用の方は２，それ以外の御用件の方は９をダイヤルしてください」などというメッセージを流し，相手方にダイヤル操作してもらい，その内容に応じてＰＢＸ等が関係の部署の電話のみを鳴らすといった方法です。この場合はＮＴＴ等と特別なサービスを契約する必要がないため，月々の経費はかかりませんが，ＰＢＸ等が自動応答した段階で相手方に通話料金がかかってしまいますし，ダイヤル回線等一部の回線からの電話着信の場合は対応できないことがあります。
また，(1)～(3)のいずれの方法をとったとしても，ＰＢＸ等の工事や設定は必ず必要となり，その際の初回経費の負担は避けられないと思います（電話設備保守点検契約の有無及びその内容によりますが）。また，簡単な方法としては，ナンバーディスプレイを利用されている場合，電話帳に相手先の電話番号を登録しておき，その番号からの着信を指定した内線グループに着信させるように着信先登録しておく方法がありますが，この場合，相手先が電話帳に登録されている電話番号からかけてくるとは限りませんので，あまり確実な方法ではありません。
ここまでが(Ａ)の場合の内容です。

次に(Ｂ)の場合のお話ですが，①のタイプの電話機は「多機能電話機」というタイプ（PBXの専用電話機であり，②の電話機に比べて各種の機能の操作が簡単である。また，ナンバーディスプレイ契約がされている場合は，この電話機の液晶に相手番号が表示される。）であり，操作ボタンの中に「代理応答」というボタンがあります。他の電話のベルが鳴っている際に自分の席の電話機で受話器を取りこのボタンを押すと他の電話機にかかってきた電話に出ることができるわけですが，自分の係と他の係の複数の電話機に内線や外線の電話がかかってきている際にこの操作をすると，ＰＢＸ等が勝手に判断して別の係の電話を繋いでしまったりしてしまいます。こうしたことにならないよう，自分の係の別の電話機にかかってきた電話だけを代わりに応答できるようにするため，ＰＢＸ等に「自グループ内代理応答」といった機能があります。ＰＢＸの設定を変更し，自分の係と他の係を別のグループに設定して，更に自グループ内代理応答特番という機能を操作するための番号も併せて設定することでこの機能が使用できるようになります。自分の係の他の電話機と別の係の電話機が同時に鳴っていたとしても，御自分の席の電話機の受話器を上げて，自グループ内代理応答特番の番号をダイヤルすると自分の係の電話のみに応対できるようになります。ここで設定した自グループ内代理応答特番は電話機が①のタイプであっても②のタイプであってもどちらでも対応できます。①のタイプの電話機であれば電話機のダイヤルボタンと液晶表示の間にあるランプ付きのボタンにこの機能の特番を設定すれば，番号をダイヤルせずともこのボタンを押して対応することもできます。②の電話機にはそうしたボタンがありませんので，特番をダイヤルする操作のみになります。
(B)に該当する場合も，電話工事業者によるPBX等の設定変更が必要となります（今の段階で既にグループ分けされ，特番が設定されていればそのままでOKですが，その場合は特番は何番をダイヤルすればいいのか確認する必要があります。）。

(A)の場合と(B)の場合のどちらにも言えることですが，PBXやビジネスホンの設定や工事に関しては，電話機に表示される時刻の再設定や電話帳若しくは短縮ダイヤル登録といった簡単な設定以外は資格のある業者さんによる工事が必要です（工事資格のない者が設定変更・工事等を行った場合は罰則もあります。）ので，電話交換設備の維持管理担当部署や設置や保守点検を担当されている業者様に御相談下さい。