私の勤める会社は、何でも『書類、書類』『はんこ、はんこ』と言う、 この“デジタルな時代”に合わない様な処理の仕方をして…

Question

私の勤める会社は、何でも『書類、書類』『はんこ、はんこ』と言う、
この“デジタルな時代”に合わない様な処理の仕方をしています。前に勤めていた会社は真逆で、『経費節減の為にも、紙ではなくＰＣで全て管理』という
やり方だったので、なおの事、今の会社のやり方が紙の無駄使いだし、みんなの机は
書類の山だし、原始的だと思えて仕方ありません。
前の会社よりも今の会社は、ずっと規模も大きく、全国に支社・支店があります。
大きい会社こそ、書類（紙）での処理が多くなるのでしょうか？
むやみに何でもコピー＆印刷ばかりで、どう考えても経費の無駄使いとしか
思えないのですが・・。
みなさんの会社はどんな感じですか？

Answer 1

大きい会社だから紙の使用率がへるかというと、そうでもないようです。
というのも内部統制の監査が入った場合、紙を見てチェックすることが多々あるからです。

PCの中でフローをまわし申請、決裁をしたものの紙に印刷して、押印。

今、そんな形です。

PCの中のデータにタイムスタンプを入れるという方法もありますが、タイムスタンプってお金がかかるはずなんですよ。

それなら、紙で印刷して押印したほうが安上がりにはなるでしょうね。

Answer 2

PCは簡単に偽造やごまかしができるしデータ流出の危険性も高いですし、きちんとバックアップとかの管理をしていないと一気にすべてを失う危険性もありますからそういうことを嫌えば必然的に書類を使用する事が多くなります(PCでこういうトラブルが起きないようにちゃんと管理するとなるとかなりコストかかります）
書類なら出来上がった書類を別の部署で管理すればあとから偽造とか簡単にできませんしね
私の会社は必要な書類の雛形を作成してPCに入れてますし、一部の書類はPCで作成してメールで済ませますけど重要なものは紙を使います。(PC入力が苦手でなければサイン以外はPCで入力)
ちゃんと署名や捺印することで確実にその人がチェックしているということになりますから。