予定表を書かない会社 電話応対 外回りのある方が複数名おられて、ネット上でポータルの予定表も、ホワイトボードの予定…

Question

予定表を書かない会社 電話応対

外回りのある方が複数名おられて、ネット上でポータルの予定表も、ホワイトボードの予定表も無い会社です。

会社の中で、電話応対をするのは私だけです。電話を受けると、「何時に帰ってこられますか」とか「どこに行ってますか」など聞かれますが、

何も言わずに出て行かれるため、一瞬、間があいてしまい、「わかりかねます」と言ってますが、もっと的確な対応の仕方を考えております。

Answer 1

憶測ですが、あなた様の会社にボードがないのは、それほど急ぎの要件というもののほうが少ないために、暗黙の了解としていまのスタイルになっているのではないでしょうかね。なので緊急性の確認が必須です。
折り返させることは基本ですが、出ているということは、車の運転中、公共機関利用中、接待中、いろんな場面であなた様が社員に電話連絡をしても繋がらない可能性のほうが高いです。
外部から電話がかかってきたときに、今すぐに返事をしなければならないかどうかの緊急性の問題がありますね。
「○○は出かけております。○○から折り返しさせていただいたほうがよろしいでしょうか？それとも帰社してからでもよろしいでしょうか？」と振り分けることも大事だと思いますよ。
もしかしたらたいしたことではないために相手から「あしたでもいいです」となることもあります。
外に出ているとき、先ほど書いたように電話に出られない場面に、会社から電話がかかってくると、イライラさせることになります。また要件が緊急性がないのに、出先から折り返したときに、相手から「あしたでもよかったのに」と言われたらなおさらあなた様は怒られます。なんでも折り返させるスタンスのデメリットは怖いです。
わたしも過去にそこでいやな思いをしたことがありますからね。
それになにより繋がるまで電話していると、あなた様の仕事の手が止まることになりますし、気になりませんか？

Answer 2

折り返し連絡させますと相手に伝える→営業に相手の連絡先を伝え折り返しの電話をさせます。