理系実験助手さんに質問です。 現在、某大学病院にて、生化学系（主に細胞を取り扱う）の実験助手の仕事をしています…

Question

理系実験助手さんに質問です。

現在、某大学病院にて、生化学系（主に細胞を取り扱う）の実験助手の仕事をしています。業務内容で現在ご教授願いたい事は

消耗品などの実験用具
例えば、試薬、抗体、使い棄てのピペットチップや、実験キット などを実験室では使用しております。
そして、足りなくなったら私のところへその都度実験を行っている方がいいに来て、そこで注文したり
またはメモ書きなどで翌朝出勤するとデスクに置いてある
というような具合で注文を承り、業者に発注をお願いしています。

すると時々、メモを残した人は誰か？
商品の発注は先生がしてしまっているのか？
私が不在の間に、納品されて、置いてある場所がわからない
商品をだぶって購入してしまった

などなど、
在庫の確認や、保管場所などの透明化が全く円滑にいっておらず
実験の進行の妨げになってしまっているような気がしてなりません。

私自身、実験助手という仕事は初めてで
主に会計やちょっとした実験のサポートをしているのですが
なかなか慣れず・・・

せめて実験をしている皆様に、気持ち良く実験をしてほしくて

できるかぎり
・引き出しにはラベルで中にはいっている道具の名前を書いてはる
・取扱説明書は機械のすぐ下の引き出しの中に置いていつでもみれるようにする
・保証書、納品伝票控えなどは日ずけごとにファイルにまとめる
・納品された商品は発注した先生にメールで知らせる（保管場所も）

などなど
工夫しているつもりですが
まだまだ足りていないと思い
この度ご相談をさせていただくことに致しました。

似たような、大学病院など、または理科の教員様
研究室の実験を円滑に行うための、在庫管理の仕方について
よいアドバイスがあれば、恐れ入りますがご教お願い申し上げます。

パートという身分ですが
わずかながらでもより必要とされる存在になりたいとおもっています。

参考になる本でオススメのものがあれば
そのような情報も合わせてお伺いできますでしょうか。

何卒、宜しくお願い申し上げます。

Answer 1

とりあえず簡単なデータベースを作られると良いと思います。月にどのくらい消耗していくのかが分かれば、予め準備が出来ます。

あとメモ用紙に予め氏名とかを書いておいて、誰が注文したのかが分かるように工夫するとか。ちょっとしたコツで確かに管理がしやすくなりますよね。

Answer 2

助言できるもっとも重要なことはただ一つです。
すなわち、その実験室の管理責任者、および実験の責任者である先生方としっかりコミュニケーションをとって、どのように運営するのかをはっきりさせることです。そうすれば、

メモを残した人は誰か？
商品の発注は先生がしてしまっているのか？
私が不在の間に、納品されて、置いてある場所がわからない
商品をだぶって購入してしまった

なんてことは一切起きなくなります。
まずは、このような問題が生じているということを管理責任者に訴えてください。