メール便などの宛先の確認作業が苦手な人にはどう教えるのがいいのでしょうか？

Question

メール便などの宛先の確認作業が苦手な人にはどう教えるのがいいのでしょうか？本社から各工場へメール便を送ったり郵便で社外へ郵送したりするときに量が多いので必ず宛先を書き間違えないようにメール室で入れるボックスを間違わないようにと言っています。
封筒に書く宛先はミスをしないのですが社内便が集まるメール室というところのボックスへ入れるときに封筒に書いてある工場名（所属）とボックスをよく見なかったのか違う工場へ送ってしまい書類が「工場が違います。○○工場の方です。」と付箋で書かれ戻ってきてしまうことがあります。
このミスは一回・二回ではなくここ最近続いてしまっています。

何とか誤配をなくしたいのですがどうも宛先に確認してボックスへ入れるときの確認作業が苦手らしくてどう教えていいのか分かりません。
うちの部署から出る大量のメール便は何人かでローテーションをして運んでいるのでこの人が間違えてる！と個人を特定するのが難しい状態です。
なので、全体のお知らせで注意を促したり何かしらやり方を考えようかと思っているのですがなかなか思いつきません。
確認作業が苦手な人へ教えるときってどう分かりやすく教えてればいいのでしょうか？

Answer 1

考えられる原因をいくつか。
①重なっている事に気付かず、上の封筒の宛先に入れる（下の封筒は誤配となる）
②似たような宛先で間違えやすい宛名がある
③ボックスの配置が悪い
④「誰がミスしたか分からない」から適当になる・集中していない

①物によって「厚さ・サイズ」が違うと思います。ペラペラな物はくっつきやすいでしょうし、「重なったまま」というのは可能性としてあり得るかと。
解決策としては「厚みのあるモノと薄いモノは分ける」です。
・誰かが各自の机を回収して回っているのなら、回収時に分けてしまえば済みます。
・専用の箱が部署内にあり、そこへ各自が放り込むのであれば「箱を２つ置いて、分けて入れて貰う」です。

②パッと見では分かりにくい宛名（工場名）があれば間違えるかもしれません。
解決策としては「表示方法を変える」です。あえて「読みにくくする（例：カタカナ）」ことで、しっかり見る必要性を持たせれば「それだけ確実に宛名を見る」でしょう。（しかし、それだけ時間も掛かる事になりますが）

③②と絡みますが、ボックスが「間違って入れやすい距離、置き方」になっている可能性もあるかと。
似たような宛名が「隣同士である」など。またボックスとお書きになられていますが「棚」であれば「上の段と下の段を間違える」というのも想像できます。
解決策としては「似たような宛名同士は離す」です。
もし、「確実性」を優先するなら、
「A：送り先のボックス前に、送る封筒を置く（まだボックスには入れない）」
「B：部署から持ってきた封筒を全て、ボックス前に置く」
「C：ボックス前に置いた封筒の宛名が正しいか確認する」
「D：正しいか確認後、ボックスへ入れる（１つのボックスが終了）」
「E：次のボックスへ（CとDのループ）」
です。これだと「２度確認」するので、①や②といった問題もカバーできます。また、「時間やスペース（場所）」を必要としますが「信用」は守れます。

④これではない事を祈りますが、人為的ミスは常に想定しておくべきでしょう。
解決策としては「ローテーションの間隔を伸ばす（一定の期間は誰かが責任を持ってやる）」です。あとは「メール室のボックスへ入れた者は、サイン（署名・押印など）する」です。
特定とまではいかなくとも「誰の時に誤配が起こりやすいか」までは把握できますし、「この中（複数人）の誰か」と絞るまでは把握できます。

正直なところ「苦手と言っている人」の気持ちが分かりません。「所定の所に入れる」というだけの事なので、「封筒の宛名を見る⇒該当のボックス名を探す⇒該当のボックスに入れる」だけの作業です。
この流れに沿って答えれば「苦手ではなく、見ていないのでは？」という答えになってしまいます（言わば④に当たります）。作業レベルに関係なく「これも仕事だ」と認識できていれば・・・違った姿勢になると思います。
とりあえず、「部署内のメール室へ行く人全員」に、どういうやり方をしているのか確認しても良いのかもしれません。

＞全体のお知らせで注意を促したり
これが一番の方法だと思います。当事者たちに「現状（誤配がある）」を知らせ、その上で「どういうリスクがあるのか」を自覚させるべきでしょう。また、「誤配ゼロに繋がる改善案を募集しております。ご協力お願いします」と言っておけば良いでしょう。
「今後もミスが続くようなら、（それこそ③のA～Eのような）面倒くさい手順やマニュアル化などが貴方達を待っていますよ」と暗に伝えれば、多少なりとも効果はあると思います。

想像の域を出ない回答になってしまいますが、少しでも参考になれば幸いです。
長文で申し訳ない。

Answer 2

ボックスへ入れる時には、一つ一つ声を出して確認されたらどうでしょう？

駅員さんなどが、発車時に指差呼称していますね。

あの要領です！