別々の部署へ渡る書類が、今どこへあるのか、また手元に来た時にどのようにチェックすればいいのか悩んでいます。

Question

別々の部署へ渡る書類が、今どこへあるのか、また手元に来た時にどのようにチェックすればいいのか悩んでいます。事務職です。
決済のために、いろいろな部署へ社内便にて書類を往復させなければならない部署にいます。
上司から、様々な部署への決済のための押印依頼を出すことを任されていますが
書類が多岐に渡り、常に至急の場合が多いです。
１つの書類につき、行ったり来たりをだいたい３往復ぐらいします。

上司から

今、どこの部署に書類が行っているのか

いつ戻ってくるのかなど、

常にせかされています。
ふつうの事務作業をやりながら、突発的に書類をばらばらと渡され押印依頼を別の建物の部署へ出します。

書類が遅かったり、なかったりするとわたしがなくしてしまってのでは？と疑われてしまうこともあります。

どのようにすれば、自分を守るための対策ができるできるでしょうか？

押印依頼以外は主にパソコン操作、電話応対、来客応対をしているので
迅速、かつ正確にチェックできる方法を伝授していただけたらと思います。

よろしくお願いいたします。

Answer 1

お忙しい業務ですね。大変さが伝わって来ます。

しかし今のご時世、決済押印の為に部署を３往復とは・・・
今はサイボウズなどの社内ツールで、社内の面倒な事案は
全てＰＣ上で運営・管理できる時代です。

貴方に提案する権限があるのでしたら、是非提案してみて下さい。

一番の解決案は上記のとおりですが・・・
それが実現しなかった場合は、やはり貴方の記憶だけで仕事を
しない事です。人間だれしも忙しくなってきたり、抱えている仕事が
増えると、記憶が曖昧になるものです。
何時頃・誰から・どの部署に・何を・誰に渡した、この程度を簡単に
記入できるフォーマットを作成し、手書きで管理する事をお勧めします。

もっと効率的にしても問題の無いようでしたらそうしても良いですよ。

いくら貴方が鮮明に覚えていても、届け先の部署の不手際で無くしたり
した場合、貴方の責任にされかねません。それを回避するには、簡単に
でも良いので物的な根拠があると信憑性が増します。

一度試してみて下さい。頑張って！