終わらない会議を終わらせたい…．

Question

終わらない会議を終わらせたい…．2ヶ月に1回程，ABCDという4人の子どもについて，近況と問題と今後の方針を話し合う会議があります．参加者は，ABCDの母，指導員（2〜4人），私たち（オブザーバー？コーディネーター？のような役割）で，2時間の会議として設定しています．

来月よりこの会議の司会をまかされることになりました．が，現状，この会議がうまく行っているとは言いがたく，どうやって進めていけばいいのか考えています．

・議題はABCDそれぞれについて，全体的な連絡事項の5項目（順番はこの通り）
・C母がやむを得ない用事で，終了予定時刻の少し前に退席する
・2時間では決して終わらない
・AB母，指導員が，議題に関係なく，自分の話したいことを話しだす＆話しだしたらとまらない
・時には，単なる井戸端会議になったり，あちこちで，それぞれが好きな話を始め，話題が2つに分断している
・ABCDの議題にかける時間が不均等．AB母がよく喋るため，ABの議題が長引き，C母が退席するので，その間際に無理矢理Cの議題に移り，駆け足でCの議題を済ませ，C母が帰るとDの議題へ．が，すでにその時には終了予定時刻…．

今考えているのは，議題ごとに時間を決め，時間になれば話を切って次へ進めることと，途中退席するC母の為に，全体的な連絡事項を始めに済ますことです．ABCDの順番は変えられなくはないと思うのですが，過去何年もその順番でやっているので，変えたら不満がでそうで…

質問は，
・このような会議を，うまく進めるには，どうしたらいいでしょう？アイデアをください．
・時間を切りたいと考えていますが，母や指導員たちは，喋ることでストレス解消しています．彼女たちの不満を聞くことも今後の運営のために必要なのですが，会議をうまく進めることとは矛盾してしまいます．何かいい解決法はないでしょうか？
・母も指導員たちも，私よりはるかに年上です．立場よりも年齢を見て，「若いからわかってない，まちがっている」という態度を取ることもある人たちです．いわゆる，地域のおばちゃんたちです．このような人たちへの対応の仕方．特に，時間を区切るときに，角を立てない言い方を教えてください．

長々と書きましたが，1つでもいいので，回答よろしくお願いいたします．

Answer 1

オブザーバーって言うのがよく分からんけど・・
君達は、外部の人間になるのかなぁ・・

形式的な会議なら、力関係が下の人が司会をしても
問題にならないけど・・実践的会議を目指すなら
強制力がある人に、協力してもらわないと基本無理・・。

会議が滞る原因は・・AB母の暴走と、指導員の馴れ合いだよね。
母親達をコントロール下に置くのに無理があるなら
せめて、指導員の方は、何とかしないといけない。。

試しに、指導員で暴走気味になる人（恐らくこれがリーダー格？）に
会議の実害（CDへの不均衡な時間配分と、C母への配慮）を訴え
改善への協力を請うてみよう・・。
この際、時間短縮は、副次的な問題としていた方がいい。
あくまでも、ABからCDへの配分に主眼を置いた方が、説得しやすい。

AB母が暴走を始めたら、目配せして、指導員にブレーキを
掛けてもらう、それでも止まないなら、司会者が更にブレーキ踏む。
二段構えで、制動力を準備すれば、司会者が1人で急ブレーキを
掛けるより、遥かに穏やかに止まるハズ。

まっ、色々試行錯誤はあると思うけど、少しずつ・・主導権を
司会者に移していくように、仕掛けを入れていくようにすると
一年後には、かなり変わっているとは思う。。。

Answer 2

会議のコツとしては以下のようなことがあげられると思います。

①事前準備
アジェンダの通知(会議の目的、話す議題の確認)

②開催宣言
会議の目的を共有(①で通知した内容を再度確認する)
タイムスケジュールの確認（何時までに何を決め、何時までに何を話すか）

③進行
司会者はタイムスケジュール通りに進める
発言者には最初に意思を明確にしてもらう（結論から話してもらう）
⇒それが上手にできない人に対しては、司会者が要点をまとめ言いたいことを代弁してあげる
反対意見を述べる場合には代替案を付けることを必須とする

④議事録作成
何が決定し、何が次回持ち越しとなったのかを明確にする
アクションアイテムを明確にする
次回の開催予定と目的を明確にする

ただ好きなだけ話すより、言いたいことをわかってもらえる方がストレス発散になります。
一人一人の言いたいことをうまく汲みとってあげてはいかがでしょう？

Answer 3

どれかの具体的な回答ではありませんが
1.発言に対して質問をしない。
質問をしたら『例えばウンタラカンタラ』と長い補足説明をが返ってくる。

2.いいかげんしゃべらせ、打ち切りたいときに『要点は○○○ですね』とか『要するに○○○ですね』と時々纏める。この纏めをやるためには話を聞いてないといけないので疲れるけれど。

3.回答を出さずに不満だけ言う野党みたいな輩には必ず『どうしたらいいでしょう？』と云って、勝手で無責任な、かつての民主党みたいな事を言わせない。不満の発言をする人は責任を取らない人ですから・・・

4.どうしても主張を曲げない人がいたらそれをやらせて失敗させる。

など