事務パートで、総務の仕事(勤怠管理、給与計算)の仕事を任されました。 未経験でも大丈夫ですと言われ、採用されましたが、別…

Question

事務パートで、総務の仕事(勤怠管理、給与計算)の仕事を任されました。
未経験でも大丈夫ですと言われ、採用されましたが、別部署の人からよくない話を聞き、心配されました。今まで辞めた人たちは、業務が複雑すぎてついていけないという理由だったそうです。
私の会社は、本社と別で子会社が3つあるのですが、
4社とも、年間休日や、勤務体系、雇用形態がバラバラです。
特に、子会社Aは、シフト制で、3交代制、色んな雇用形態の人がいる、残業や休日出勤してる人が多数のため管理が特に大変だそうです。
タイムカードを集計し、計算するそうなんですが…
また、給与に関わるので責任が重いとのこと。

その話を聞き、私もついていけるか不安になってきました…
給与計算や勤怠管理の仕事ってそんなに難しいのでしょうか？
経験ある方いたら教えてください(><)

Answer 1

自社+グループ会社の給与計算ですよね？
パートでできる難易度では無いと思います。まして未経験だと、気にしなくてはならない労務や税務の法律や規定、内規の確認が漏れて、ミスを誘発するのではないでしょうか。

それなりの企業規模、工場がある企業なのかなと推察します。想像通りなら、従業員数が1000名を超えてきているのに、小さい会社の頃の運用がそのまま続いているのではないでしょうか。
例えば個人都合を考慮してあげているために、システムができることを手計算している。
システム改修が間に合ってない、改修できる人がいない、費用が見合わない。人力に頼らざるを得ず、作業が複雑化している。マニュアルも無い。
会社ごとに違う規定なので、会社ごとに担当をつけなくてはならない。その人が休んだり退職したらもう回らない…というところでしょうか。

「タイムカードを集計」というところで、勤怠システム(デジタルでの打刻含む)がいけてないのかなとも思います。

Answer 2

現在その業務をやっている人（人手がなく誰かが兼任しているのでしょうが）に教えてもらうことができるかどうかが大きいかなと思います。
１社で勤務体系が同じ、手当なんかもシンプルなものばかりならそれほど負担ではないでしょうが、丸投げ状態で取り合ってもらえないようだと最初の段階で詰みそうです。
少しでも慣れてきたら、会社と税理士事務所との契約はどのような内容か、
雇用保険や社会保険関係はハロワや社会保険事務所に聞けばいいと思います。総務関係の一般的なことであれば、ネットの掲示板や書籍などでも調べられると思います。
今すぐ辞めるのではなく、少しやってみてから無理だと判断したら辞めてもいいと思います。「未経験パート」ですし。

Answer 3

管理部で給与計算を行っている者です。

給与計算は、普通に流れてる時はサルでも出来るんですよ、PCのボタンさえ押せれば。

でもね、一旦トラブった時に大変になるんです。

今はパソコンに様々なマスター情報が入っていますので、Aさんが臨時に病欠を取ったとしても、その届が出ていれば休暇扱いにはならないので、通常月通りの計算で良い訳ですし、有休についても同じ事が言えるでしょう。

ですから多少のイレギュラーも吸収出来てしまいますが、ただ、難しい判断も有るんですね。例えば社保。101人以上と以下でどの従業員を加入させるかの判定基準が異なるんですが、夫々に該当した人については、翌月から加入させなければなりませんが、その為に今、旦那さんの扶養に入ってるなら、その脱退手続きについても案内して上げないと、その人は知らないでしょうね。

保険証を返してしまった後、薬局等で10割負担した分は絶対に帰って来る事も案内してあげたいですしね。

ですので、一般論で言うと給与計算を新人に任せるのは無謀だし無理ですよ。ま、自社の給与体系がどうなってるのか（特に手当関連ですね。皆勤手当ての付与条件とか、宿直・出張などの回数手当ですね）をある程度でも知らないと「何？それ」ってなりますからね。

ですので、既にお引き受けになったのなら、今からでも、分からない事を聞ける人、ってのを作っておきましょう。で、それが頼りにならないなとご判断なさるなら、今からでも辞退なさるのが良いと思いますよ。給与の遅延は企業の倒産をも引き起こしますし、第一働く人の支払い計画等に重大な影を落としますからね。クレジットだと傷がつきかねません。

Answer 4

勤怠・給与管理だけならば、向上心があれば問題無いかと思います。
私は雇用保険や社会保険等の入退社の役所手続きと勤怠・給与管理を未経験で行いました。
飲食店・介護・不動産を経営する会社の事務員です。
事務員は1人1担当なので、私ひとりで行いました。

覚えることは多いですが、暗記じゃなくて調べる能力があれば大丈夫です。

例えばですけど、給与の合計が出たら、この表のココを見て入力して…みたいに、丸暗記じゃないです。

ただ、ミスは許されないので気を張りますし、覚えるまでの2~3ヶ月は精神的に疲れました。