至急お願いします。

Question

至急お願いします。管理栄養士の国家試験を受験するのに実務証明書の発行を今勤務してるところ以外(4カ所)にお願いしようと思います。
委託会社に勤めています。当然ながら自分で実務証明書の記入をお願いしないといけません！
実務証明書が今の事業所だけで良いと思っていて、
今から他のところにお願いしても間に合わないと思うので来年のために（ ; ; ）
直接、施設・病院の方に電話でお願いするときはどなたにお問い合わせしたら良いのでしょうか。。。
それとも1回施設・病院の栄養士に連絡した方がいいのでしょうか。
持参する方が印象は良いかと思いますが、郵送したくて返信用封筒とお願いのメッセージ同封するのにどのような文章と一緒に封筒に入れたら良いですか？？

Answer 1

直接、親しい人に頼んでも、施設・事業所として証明書を出すことになるので、代表者印が必要です。

正式な文書を交付してもらうためには、一般的には、病院なら事務局の庶務課（庶務担当）にお願いすることになると思います。

まず、勤めていた病院や施設に電話をして庶務担当に電話を繋いでもらう。
庶務担当に代わってもらったら、名乗る（いつまで勤めていた〇〇です）。
そして、今、電話に出ている時間がもらえるかを尋ねる（忙しいようであれば、いつ電話を架け直したらいいかを訊く）。
（大丈夫と言われたら）
要件を簡潔に伝える。
・国家資格の管理栄養士試験を受けるために、実務証明書が必要になったこと。
・証明書を書いてほしい。証明書には所定の様式がある（または、ない）こと。
・その証明書には、代表者印が要ること。
・郵送で依頼させていただきたいが、どこ宛に郵送させてもらえればよいか。（法人の場合は、本部でないと出せない場合があります）

念のため、本部や本社の電話番号を聞いておく。
・本部に電話する（上記と同じ内容）
・誰宛に送ったらよいか確認しておく（例えば、あて先は、どのようにすればよいですか。庶務課のどなた宛に……とか。）

そして、郵送の仕方、希望の返送時期日付を伝える。

証明書を発行するにも、会社側でも、色んな仕事の合間に、証明してくれるのですが、辞めた人の履歴を出して、確認して証明書を作ってくれるので、相手側の事務する時間に余裕も必要です。

相手側に文書が届いてから２週間は、みて返却（郵便ポスト投函の期限）を設定してください。
１５日にこちらに届けばよいので、１３日までに投函いただければ幸いです。っていう感じです。
で、遡って考えると、庶務担当者の手元に前月の２９日に届く場合です。
貴方の方での依頼する書類の送付は、少なくても前月の２６日までには郵便局に持ち込みしていないといけません。
郵便局は、土曜、日曜、祝日の配達はしなくなりました。
大きな会社組織であれば、郵便物の仕訳に半日近くかかることもあります。

それと、個人宛にすると、他の職員が開封できません。
長期出張していたり、休暇を取っておられると、開けられないまま、おかれていることもあります。

念のために、封筒の表書きの端のほうに「実務証明書作成依頼」と書いておけば、別の部署に誤って回ることも無いし、他の担当が代わりに事務処理してくれるかもしれません。

返信用封筒に 必要な送料分の切手を貼って、住所と氏名を書いておくこと。
受験の手引き に書いている、記入方法参照ページ のコピーを同封すること。
これは、必須です。

後は、その会社で働いていた場所（〇〇病院）、期間（いつからいつまで）、その時の社員番号なども書いておいてください。
それと、何か問い合わせがあった時の連絡先として、携帯電話番号。
いつまでに必要か、いつまでに投函してほしいかを○月✕日までにポストの投函をお願いします。と書いておく。

文書の依頼文は、転職サイトでも、ググっても すぐに文例が見つかります。 調べてください。

Answer 2

部外者なので詳しくわかりませんが、以前勤められていた施設や病院ですか? の受付や事務に聞かれてはどうでしょうか?
その後出来るだけ書類を持参し、その際に返信してもらえるようお願いしてみたらいかがでしょう?