ビジネスメール 苦情のメール 都内で広告関係の仕事をしています。 下記では 私は代理店の立場です。 この…

Question

ビジネスメール 苦情のメール

都内で広告関係の仕事をしています。
下記では
私は代理店の立場です。

この春に広告会社の担当が異動になりました。新しい担当者に肝心なことが引き継がれておらず
あまりにもずさんな仕事っぷりに
信用不安もあり困っています。

他社は選べない内容なので
この広告会社との関係は続けなくてはいけません。

新しい担当者の上長宛に
苦情のメールを入れようと思いますが
この場合担当者はCCで入れますか？

コロナの関係でバタバタ引き継いだとか
言っていましたが
クライアントが気持ちよく仕事できないのはよくないです。

Answer 1

お怒りはあろうかと思いますが、一度担当者に、遺憾の趣旨を説明して、穏便に対応されますようご案内申し上げます。
多分、上司から以下のようなメールがあると思います。

せっかくのご縁で、かくも長期間のお取り引きでございます。一介の社員の不始末で水泡に帰すにはあまりにも無情無慈悲なご決断でございます。

何卒、何卒のご配慮を賜り、失礼があったなら幾重にも身を折りお詫びすると、共に二度と、かような不祥事を起こさぬよう、朝な夕なに全社員に通達し反省と責任を血判の上、後日お届けします。
何卒のご高配賜りますよう。

しかし、どんなメールが来ても許してはいけません。
断固あなたの意思を貫くことです。

広告屋など口先だけの無責任集団なのですから。

Answer 2

クレームを付けたい内容が不明ですので明快な回答ができませんが・・・。

まず、そもそも”メール”で伝える内容なのでしょうか？
これだけＩＴ化した時代ですから”在り”なんでしょうが、些か失礼なような気がします。
※ その程度の軽い内容ならば別ですが。

次に、その発信について上長に相談したでしょうか？
取引関係に係わる内容となるわけですから慎重でなければなりません。
当然、その相談には”誰に”（つまり、to or cc.も含みます）”何を””どう”伝えるかは大切なポイントとなります。

既に、以上の検討は済んでいるのならこの回答は不要です。
その旨返信ください。
取り消し致します。

Answer 3

普通にcc入れます。

宛先名は、上司さんでは無く、部署名ダケとか職責名ダケにする場合もあります。
これは、内容次第ですね。
改善要望して当人が引き続いて来るなら、普通なら上司がメール転送する訳ですけど、口頭で伝えるだけの可能性もあり、内容が曲がった場合にはコチラのフラストレーションが無駄に溜まります。

出入り禁止の会社意向を伝える場合だけは、当人にccなんか入れませんね。
既に付き合う意思無き内容なので、当人には関係無い事ですから。
こう言った場合は、当人を責めるのでは無く、コイツを社員にしている会社を出禁にする内容で書きます。

クレームの場合の記載内容には、感情を入れない様に努力して下さい。
努力しても漏れ出しますけど、その程度でも余分な事です。
ビジネスに感情を入れ過ぎるのは、余り良くない場合が多いです。
被害状況は、まずは①時間の遅れ②説明の二度手間。ここらなんでしょうね。
次に最終ユーザーへの波及による③余分な火消し作業④信用失墜。まででしょうか。
具体的に金額発生する場合は、そちらもですけどね。
このビジネス部位だけを簡潔に書くのが、一番伝わり易く宜しいかと思います。

新担当が言い訳ばかりで心証理解をしない者であるならば、それを感情論で言うのでは無く、上記の実情理解のお願いをするのです。この状況を何とかして下さいとお願いするが良いです。