質問させていただきます。

Question

質問させていただきます。去年の4月から、毎月1日に会社で500円コーヒーや、会社の掃除用具などを買うためのお金を徴収している係をしています。自分含め7人いるので、毎月3500円、コーヒーなどの費用として集めているのです。
職種は農業をしているので新しく入った方や辞めてかれる方の歓送迎会や、田植えと稲刈りの後に懇親会をした時の幹事もやっています。
歓送迎会の時は新入社員の方、退職者の方は寸志として1万を包んで来られますし、懇親会の時は、3人の上司の方は1万、私など4人平社員の方は5000円と会費を徴収し、また、いつも手が回らない時に協力してもらってる、農業法人の組合長さんや、私たちの会社を気にかけて下さってる、農協の常務理事さんは、会費として1万持ってきてくださいます。
そこで、質問です。2ヶ月に一回ペースで
コーヒーはいつも楽天やAmazonで1.5〜2キロの粉を2つや3つとまとめ買いします。1つで2000〜3000円くらいのものを買います。また掃除用の雑巾や、クイックルワイパー、トイレの芳香剤や、トイレ用の洗剤、ゴミ袋や、トイレットペーパーを近くのホームセンターで買います。それにコーヒーフィルターや、お茶などを近くのスーパーで買うのですが、いつも徴収より購入金額が2〜3000円程オーバーし、多い時では5000円をオーバーする時もあります。足りない分は飲み会の会費が余ったお金から出してるのです。
この間、友達と飲みに行った時に、同じような係を担当してると言ってたので、コーヒーなどの費用の残金が、購入金額より多い時どうする？って話になったので同じ答えを言ったら、それ大丈夫？と言ってたのでちょっと心に引っかかったので、質問させていただきます。

補足

私の農業法人は農協の子会社で、そこで働いてる人は、農協の同年代の人の給料と同じで働いてます。ちなみに私は農協から出向してる、4年目の正職員です
飲み会は歓送迎会がない限り、6月下旬〜7月上旬と11月上旬の2回です。今年は歓送迎会3.4.7.11の4回ありました。飲み会はいつも2時間ほどです。
飲み食い代は4万5000から、多い時で6万ほどで、会費はいつも1万から2万5000ほどあまり、次の機会に余った会費は使うというものです。友達が言ってたのは、飲み会と雑費は区別した方がいいと思うけど...って言ってたのです。確かに友達の言う事も分かります。しかし、私的には、飲み会費とコーヒーなどの費用は会社のお金だから一緒ていう考えでしたので、私は悪い事したなと思い相談しました。2ヶ月ほど全員1000円徴収って試験的に行ったのですが、平社員の私たちがきついと言う事で500円に戻りました。
友達の言う、飲み会代と、コーヒーなどの費用は別にしたほうがいいと言う意見と、飲み会代とコーヒーなどの費用は一緒でいいんじゃないの？という私の考えで悩んでます？

Answer 1

掃除用具やゴミ袋やトイレットペーパーは会社からは出ないんですか？