職場の人間関係について

Question

職場の人間関係について人事だと思っていたことが、自分の身にふりかかりました。営業所が１０箇所ほどある会社で、本社総務部の勤務です。捉え方のもよりますが、総務部は組織の上にあって指導するものか、組織の下にあってサポートするものか、よくわからないまま仕事をつづけていました。私はいつの間にか前者の考え方になっていたようで、営業所の者に対して「～して下さい」と、指示ばかりするようになっていたようです。しかし、営業所の者にとっては、自分たちは営業所での業務があり、更に社内処理もあったりと、必然的に対外的な業務が優先されるが、そこへ着て総務からの指示が（しかも年下の私に）細かいことであったり、言い方がきつかったりで、もっと営業所の立場で考えて欲しいという愚痴がでていたようです。それを直接言われてかなりショックを受けました。自分はよかれとおもってやっていたつもりが、営業所の人間にはうざったいだけだったようです。１０箇所の営業所の所長から、私は「細かいことにうるさい、営業所のことを考えろ」と思われているようです。確かに、営業所のことは分からないし、椅子に座っているだけの総務と比べたら大変だといいたいのもわかります。しかし、総務からの指示事項は私ひとりが決めたことではなく、総務部で決定して社長決裁がおりたものを、伝達しているのです。（いいわけがましいですが・・・）私は弱い人間なので、そういう風に思われていると知った今、どう接したらよいか分からず迷っています。まずは、言い方をやわらかくすることにしましたが、そのほかにどうしらたよいのでしょうか？

Answer 1

言い方をやわらかくするのは非常に良いと思いますが、
根底に相手の気持ちを考えるというものがないと、なかなか伝わらないと思います。

私も内勤で、現場の人間に指示を出すことも少なくないです。
おそらく電話で指示されているのだと思うのですが、その際にいくつか気をつけていることがあります。

・比較的忙しくない時間や曜日を選ぶこと
忙しい時に電話しても煙たがれるだけです。少なくとも私が現場の人間だったら｢時間考えろよ」と思うことでしょう。

・電話をする場合には、冒頭で｢今話してて大丈夫ですか？｣
いきなり本題に入れば話はそれで終わってしまいます。素気ないと思われてしまうかもしれません。 ですが、 このように声をかけることでコミュニケーションのきっかけにもなります。

・やり取りする人間、営業所に一度は足を運び挨拶する
会ったこともない人間に指示されるのは決して気分の良いものではないです。
自分より年下だったり社歴の浅い相手なら尚更。
経験上、一度でも挨拶しておけば自分を認識してもらえ、やり取りが円滑になります。

細かく言えば他にもありますが、この3つに共通して言えることは、相手を気遣う。相手の立場になって考える。ということです。
今回のケースでは既に不満の声が上がっているのですから自分の言動を改めると同時に、私なら各所長に一言詫びを入れます。

お話にあるように現場の知識がないようですから少し勉強したほうが良いと思いますよ。
現場の人間との話のネタにもなりますし、話の節から「こいつ少しはわかってるなと」思ってもらえれば仕事もスムースに。
悪評を払拭するのは非常に難しく時間もかかりますが、辛抱強く地道な努力が実を結ぶと思います。

Answer 2

そもそも、本社の総務部が、組織の上にあるのか下にあるのかではなく、他の営業所（営業部）と同列だという認識を持ちましょう。
質問者さんもご承知のとおり、現場（営業所）は、会社の利益は自分達が出している！という誇りがあるとおもいますので、利益に直結しない内部処理はどうしてもおざなりになってしまうものです。
営業所の所長クラスであれば、あなたが、社長決済をうけてから通達というか指示だししている。ことは頭ではわかっていると思います。が不満が質問者さんにぶつけられた。というのは、ある意味総務部ならではで仕方のないことかもしれません。
不満が出たからと言って総務の仕事を増やす（今まで営業所が提出していた書類を総務がやってあげる。）ことは必要ないとは思います。しかし、総務（本社）として、会社全体の統計などをとるために、不必要な書類の提出を突然、命令したりしていないかどうかは考え直すべきです。
このデータをとって、提出したところ、すぐに（または統計をとっている最中だったりする）別なデータを提出しなさい。とか言われたりすると、なんでいっぺんにいってくれないんだ！こっちは、ヒマじゃないんだし。みたいな感情があると思います。
月報的に、定期的に数字を提出させて、統計はこっちでとる。とか、逆に、統計や資料提出は営業所でださせるとして、何でその資料が必要なのかを具体的に話すのはどうでしょうか？
社長が、一方的にだせ、とか朝令暮改な方だと、それもむりかもしれませんが。