総務部の立場について。

Question

総務部の立場について。去年の末に、知識0の未経験で製造職から総務職に転職しました。入社してから色々とありましたが、社員と会社の為に自分が出来る事，自分なりに必死で努力してやっているつもりです。

ですが、これまで働いてきて分かったのは、自分の会社の総務部が嫌われてるという事実です。

「総務部は綺麗事ばかり言う」，「面倒事を押し付けてくる」，「楽をしている」など言われますが、総務部全体で会社と社員の為に必死に働き、楽をしている事なんて絶対に無いです。

総務という立場上、誰よりも会社の規則を率先して守らないといけない立場だと思っているので、きっちりし過ぎてる所はあります。

なので、ある程度言われるのは仕方ない事だと割り切っていたんですが、これが当たり前なんだろうか？
総務部という部署はここまで嫌われてしまっていていいのだろうか？と思うようになりました。

私は総務部という職種に就いて、まだまだ日が浅い新人なので、総務部の全てが分かっているわけではありません。少しずつですが、自分が今してる努力は何なんだろう・・・と後ろ向きに考えてしまいます。

総務部とはどうあるべきなんでしょうか？
他の会社も似たようなものなんでしょうか？

Answer 1

大変ですね。どこも似たようなもんですよ。

１「総務部は綺麗事ばかり言う」，
２「面倒事を押し付けてくる」，
３「楽をしている」

と有りますが、ポイントは「規則にうるさい」と「製造部門の製造や、営業部門の営業などに直結しない雑務を要求される」ということでしょうか。

規則にうるさいのは、まず「会社と従業員の双方のため」ということを、「具体的に」説明した方がいいですね。
およそどこの国にも法律があるのと、会社に規則が必要で、規則を守る必要があるのとは同じようなもんですから。

また、「規則に問題があるなら改正を検討するので、何か意見を出してほしい」と常日頃声かけするのがいいと思います。

雑務については、「ミスを防ぐためには各自の協力が不可欠」ということを伝えながらお願いしましょう。
「総務が全部やれよ」と言ってきたら、「総務が全部やるためには人手が全然足りないので、製造や営業からもっと人を総務に回す必要があるけど、ご存知のとおり当社は製造や営業から人を削れば売上も落たり納期が伸びるのでできない。だから、売上につながらない総務の人員は増やせないので、各自の協力をお願いせざるを得ないんです。」と言ってみてはどうでしょう。

根回ししたうえで部長等の名前で文書を作成し部長等宛に出すのが、文句を言わせない大手企業のやり方ですが、それでも文書にお願いする理由を簡潔に書いていれば軋轢は減ります。

大変でしょうが、依頼するとき(場合によっては事前に)に直に持参したり、遠隔地なら電話を一本入れたりのコミュニケーションの手間を惜しま無いことがポイントと思います。

文句をいう人のほとんども、ことの必要性は分かっていて、ことの進め方にケチをつけてストレスを解消してるようなもんですから(要するに、「人にものを頼むのなら、きちんと頭を下げろよ、そしたらしょうがないからやってやるよ」という気持ちを酌んであげるということです)。

Answer 2

総務は、社員が安全に、安心して、気持ちよく仕事をすることができる環境を整えるのが役割だと思います。そのためには、規則を定めて従わせる必要もありますし、嫌われることもあるでしょう。それを認識するのはまだしも、憶することはありません。
ちなみに、私も「知識0の未経験」でした。異動してきたからこそ分かることは、たくさんあります。また、前の経験と見識が活かせることもたくさんあります。総務は、他部署経験者の方がいい仕事ができるのではないでしょうか。