解決済み
会社の事務用品の使用計画について。
会社の事務用品の使用計画について。会社で事務員をしています。 うちの会社は、ある程度の規模なんですが事務員は少なく、日々業務に追われる毎日です。 そのためか、事務所内の人が使う事務用品の出庫管理まではしていません。気が付いたときに在庫の有無を見てアスクルで注文する感じです。封筒（会社名の印刷されたもの）もなくなりそうになったら注文するという形です。 決算時期になると部長が来期の支払計画を立てるのですが、 予定の立つものは部長が調査し（前年の支払を見たり営業に聞いたり）、数字を出すのですが、分からないと経理担当のこちらに聞いてきます。そこで毎年聞かれて困るのが、主にこの事務費なんです。 ・コピー用紙は何箱注文するか ・ペンは何本使うか ・封筒は何枚使うか ・領収書は何冊要るか ……… 私に聞かれても分からないのですが。 前年と同じと言っても根拠をくれと言われます。 ちゃんと注文と出庫の個数管理をすればまだ掴めてくるのかもしれませんが、 実際のところ、私たち事務員では購入箱数や本数を毎月つけておくまで手が回りません。 結局、前年と前々年とを比べたりして数字を出して説明していますが、それでも部長は渋々という感じです。 でも例えば封筒なんて、どれだけ郵便物を出すか計画は立てられませんし、営業がお客さんに商品を提供するたびに使うものですから前年と同じなのか増減があるのかすら予想ができません。 しかし部長に前年の購入枚数を伝えても「１日平均○枚になる、そんなに使わないだろう。なんで去年はそんなに使ったんだ？」などと言って、こちらのデータを全く参考にしてくれません。部長は郵送のみの封筒枚数を考えていたようですが、郵便だけでなく持参する書類だってありますし、切手代と照らし合わせたって合致したデータは出てきません。それを伝えてやっと、「じゃあ去年と同じにしておくよ」と言いました。 ・・・うまく説明できませんが、このように数字の掴めないものの使用計画を立てる場合、どのようにしたら良いでしょうか？ 実際計画を立てておられる方はどのようにしていますか？ なにかヒントをください。 お願いします。
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回答（4件）
- ベストアンサー
私の場合で話します 事情など異なる部分はスミマセン 特記事項が無ければ前年同様で構わないと思います 経費削減といいますが事務用品費が全体経費に占める割合は たいしたことはないと思ってます 業種にも寄るのかもしれませんがもっと大きな部分があるでしょう 計画を立てるに当たり無理な目標より前年同様の方が無難な気がします 占める割合が少ないからです 部長の意図はわかりませんが 何気に無駄を目にしているのではないでしょうか 私のデスクにも何本もボールペンが入っていたりします 両面コピーを利用していなかったり 書類を届けた時に使った封筒が残っていたり 一度無駄に使われていそうな物を吐き出させてはいかがですか 複数持っている事務用品 まだ使えるであろう封筒とか 貴方が回らなくても どこかに箱を用意しておけばいいのですから 各自のデスク周りの整理整頓にもなります 両面コピーを徹底するとか その結果増えたのか減ったのかを検証すればいいと思います 私個人としては会社業績に多大な影響を与える部分ではないと思います どうしてもというなら どのくらいのサイクルで注文しているか調査する サイクルに長い・短いがあれば その時何故そうだったのか 決算期でコピーを多く使った イベントがあり封筒を多く使った 等 これも結果検証にしかなりませんが 決算期に“貯蔵品”として戻してないでしょ 前年同様で構わないと思いますよ 回答にならずスミマセンが こんな方法で無駄があるかどうか検証してみます と報告してみてはいかがですか
なるほど：1
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クロちゃんへ いずみです。大変ご無沙汰しております。 お元気そうで何よりです。 すみません。ご質問に対する回答は私は出来かねてしまいます。 関係ない内容で申し訳ありませんでしたが ご挨拶を致したくて… この場をお借りし 投稿させて頂きました。 失礼いたしました。
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うわー難しいですよねぇ、これは。 大変でしょうが、やはり管理者を一人置いて、台帳をつけたほうがいいです。そのほうが、どのくらいのペースで消費し、月平均もだいたい把握できますので、いいと思いますよ。 昔、私がいた職場では、 封筒の場合、300枚か500枚か忘れましたが、1パックになってるものを20パックとか、最初に注文し、 届いたものにはナンバリングをして（何月何日着、1／２０、２/２０とか）おき、 その番号を台帳につけてました。 で、備品スペースの補充係を決めておいて、かならず朝一で棚を確認し、足りなかったらパックをあけて補充、台帳でそのパックの番号のところに開封日付を書いておきます。 最後の1パックをあけたら、次の20パックを注文してました。 こうすると、どのくらいで1パックを消費してるかもわかるので、次年度の購入で調整しやすかったです。 記憶では、毎朝の棚チェックはだいたい5～10分程度で済んでました。忙しいときはわずらわしいですが、たった5分で決算書類が楽になると思えば（笑）がんばれましたね。 参考になりますでしょうか・・・・
会社自体の計画性が有りません。事務機器屋さんの方が伝票で把握しています。そう言うのは仕事でなく、予想です。在庫管理は、毎月すべきで、不良在庫で前向きでは有りません。決算の都合でやる事ではありません。
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