中小企業で新卒で入社して12年目、総務、労務、経理、システム管理に所属。 今携わっている業務で、ほぼ一人(私)しか出来…

Question

中小企業で新卒で入社して12年目、総務、労務、経理、システム管理に所属。
今携わっている業務で、ほぼ一人(私)しか出来ない業務内容が結構あるんですが、退職するとなると引き継ぎが必要となります。
誓約書では退職3ヶ月前(有給消化含む）に報告が必要との決まりになっております。
総務・総務・経理の業務は1年を通しての内容であり完全引き継ぎなんて出来ないと
思うのですが、上記の内容に似た経験談がある方がいらっしゃれば教えてほしいです。

Answer 1

普通に全方位にマニュアルを作って退職するだけですね。

自分の業務には
・毎日やるルーチンワーク
・たまにやる対応
・危機対応
・超レアな対応
に分けられますよね？

この中で、ルーチンワークと、主だった危機対応について、画像入りのマニュアルを作成すれば良いです。

私の場合なら
画面のスクショorスマホで撮影
↓
WordやPowerPoint等に貼り付け
↓
クリックする順番に①〜の数字を画像に貼り付け
↓
画像の下部に…
①をクリックして、〇〇する
②をクリックして、〇〇すり
と数字の順番に【〇〇する】という【指示だけ】を書きます。

要は、引き継ぎは理屈を教える必要は無く、ルーチンワークや危機対応が【規格的に】実行されれば良いのです。

理屈や意味は、実行している間に勝手に学べますから、まずは【身体で覚えて、考えるのは後回し】とすれば引き継ぎは完了します。

その為にも、【見て分かるマニュアルでないとダメ】なのです。

多くの引き継ぎの失敗例は、【文字しかない読むマニュアルだからダメ】なのです。

グラフィックで、ここを触るだけで良い、この操作をして下さいを【見せる】ことで、初めて【伝わる】のです。

ですので、億劫だとは思いますが【作業手順毎の画面をスクショして】貯めていき、少しずつマニュアル化してください。

そうすれば、【見て分かるマニュアルを作り終えたので、退職します】とはっきり言えますから、様々な後腐れは無いと思いますよ。

参考として、『高齢者でも分かるパソコンやスマホガイド』みたいな書籍を買って、それと同じようなフォーマットにすれば【良い引き継ぎマニュアル】となりますよ。

Answer 2

全部引き継げなくてもマニュアルを作ってトンズラすればいいです

Answer 3

実際には、なんとかなる。という感じですよ。

中小だと、担当しか分からない業務って結構あるのですが、3か月も猶予期間があれば、かなりマシな方です。

現実は、引継ぎゼロの場合も多々あるわけです。それでも、業務は回っていきます。

実際に、引継ぎゼロで引き継いだことありますが、経理・労務はなんとかなります。税理士・社労士に相談できるし、汎用的な話が多いですから。

逆に、よく分からない部分は見直す機会と割り切ります。

面倒なのは、システム関連です。パスワードが不明とか、よく分からないバッチ処理とか。これらは退職者に電話して、聞き出してました。

Answer 4

マニュアルとか手順書をできる限りスクショ撮って残すことです。
しかし辞める会社のことなので、正直おざなりでもそれは会社側の責任であり、あなたがきっちり引き継がなきゃ行けない義務は無いです。
そういう年単位のマニュアルとか、よく作ったり引き継がれたり経験ありますが、人によってはこんなんで分かるかよ、みたいなマニュアルだけ渡されたこともあるし、世の中それが普通かと。