団体職員として働いています。 都道府県職員と仕事を行っています。 以前、民間企業に勤めており、仕事の進め方に疑問をも…

Question

団体職員として働いています。
都道府県職員と仕事を行っています。
以前、民間企業に勤めており、仕事の進め方に疑問をもっては、効率化の提案を行っています。しかし、上司から『昔からこのやり方だから』で却下されます。

公務の仕事している人は、みなさん変化を嫌うのでしょうか。
納得させることができる資料を持ち合わせて提案したら、少しは考えを改めてくれると思いますか。

また、エクセルのマクロやワードの差込印刷等の機能を使い、決裁を回したら『決裁あげるのが早すぎるけど、ちゃんと確認してるのか？』と言われています。
私が早いのではなく、職場の他の方はパソコンが得意ではなく、機能を使いきれてないだけなので、時間がかかっています。こんな理由を上司に言えるわけもなく…
決裁の準備ができても、すぐあげずに時間をおいて回しています。

団体職員の方、公務員の方、仕事のやりづらさを感じたらどう対処していますか。

Answer 1

変化を嫌う人間は、その変化自体への対応が大変すぎて効率的に思えない、という人が多いと思います。あなたのような常に効率化していきたい人にとっては、それが効率的のように見えるかもしれませんが、たとえば最新のシステムなら２倍速なのに、古く遅いシステムを使っているとして、千人の職員が古いほうに慣れていて古いものでも体感１・５倍速くらいで使えて、新しいものだと最初おぼえるまでは１倍か０・５倍速であれば、それは大きなブレーキになりますし、じっさい、新しいシステムに変えまくった結果、その適応に時間をとられて総合的に効率を落としているケースは多々あります。
ですから、まず、あなたのいう「効率」が、どこまでを含んでいるのか、心理的抵抗感や作業慣れのための導入コストも見込んだものかは、客観的に見る必要があると思います。そして、それを真に効率的だと信じさせるためには、いかにそれが簡単かを、実践し、体感してもらわないと、なかなかむずかしいと思います。

さらにいうと、そもそも職場の人たちはそこまで「効率化」を目指しているのでしょうか。効率化といえばきこえはいいですが、公務員的な仕事からすると、別に仕事の量や質で給与が変わるわけでもありません。決裁のスピードが速くなることは、同じ給与で仕事量が増えるだけですから、そもそも改善の動機がないのです。要するにそれは、「改善のための改善」であり、もちろん公務であればそれがまっとうだとしても、公務員などはみな自分の生活第一の人間ですから、「なぜ仕事を増やすだけの効率化をやる必要があるのか？」という問いに、回答できないと改善提案は通りづらいかと思います。

そんな中で改善していくには、ひとつには上からの大号令があり、公務員は上からいわれるとそれまで反対していたことでも手のひらを返す卑しい人間の集まりなので、上（上司より上）にかけあってその有用性を理解してもらい、トップダウンでやっていくという方法がありますが、それをやれば当然、円滑な関係性というものにはならないかと思います。

総じて、あなたと職場の人たちは積んでいるギアが違うようなものですから、あなたがそのギアを全開で歯車を回そうとしても、空回りするだけです。考えなければいけないのは、「その職場において、どのような方法が、もっとも効率的なのか」という個別具体的な効率化であり（概念上の最良の方法ではない）、たぶんあなたの思考には、周囲の人間の特性、いうなれば歯車の形や大きさへの考察が抜けています。そこを突き詰めていくと、その職場で受け入れられる効率化の最大値のようなプランとその導入プロセスも、見えて来るのではないでしょうか。