悩み事について質問です。先日就職先の社宅意向の期限があったのにも関わらずそのメールに気づかず、期限の日の翌日の電話で出さ…

Question

悩み事について質問です。先日就職先の社宅意向の期限があったのにも関わらずそのメールに気づかず、期限の日の翌日の電話で出されてないと指摘されその後提出したということがありました。卒研や単位のことで頭がいっぱいなことが原因でした。このことについて後悔していて、この先入社してからこのような何か物事で頭がいっぱいな時に同じミスをするようで不安です。改善するために手帳やスマホのメモに物事や期限を書いておくというのは以前からやっていて、メールを毎日確認する意識付けをするというのは頭が別のことに容量を割いている時に自分だったら忘れてしまうだろうと想像できます。メールの確認や提出物の期限、仕事の予定を毎日絶対に忘れることのないような方法がありましたら考えをお貸しいただきたいです。回答お願い致します。

Answer 1

この問題は難しいですよね。。。

・管理するツールを１つにする。
・期限、マイルストーン管理を実行する。
・8割の仕事を2割で終わらせる。

人は忘れる生き物。それを前提にして「漏れ」がない管理手法を構築します。お仕事の中でも、部署の仕事、担当の仕事、他部署からの仕事など、いくつか種類がありますよね。これを１つのツールで管理することで「見逃し」を防ぎます。あれも、これも、と確認しに行くのは大変です。「これさえ見れば大丈夫」と１つに絞ります。

今回のご質問文のケース。一番、見逃しが多くなりますよね。問題は「期限」です。ただ、依頼をされる仕事の多くは「先納期」であるわけです。特に、自分の仕事以外、人から依頼されるものの期限を管理するのが難しいのです。これはご質問者様の性格がダメなのではなく、誰でも「人からの先納期の仕事」を管理するのが一番難しいのです。そこで、依頼ごとをみたら、その期限を先の管理ツールに期限を入れてしまいます。同時にマイルストーン＝経過確認ポイント＝を設定します。提出期限だけでなく、途中で仕上げるタイミングを予定にしてしまうのです。ここが重要なポイントです。

最後に「人の仕事を先にやる」という「心構え」が重要です。原動力、モチベーションが仕事には重要ですが、人から頼まれる物事程、やる気はないものばかりです。そこで、頼まれたら、その場でやってしまう、という癖をつけるのです。特に上司筋からの依頼は、その場で解決して見せると評価があがります。そこで元マイクロソフトの方の仕事の仕方が参考になります。2割の時間で8割方できあがってしる仕事までやってしまう、という方法です。中嶋聡という方の本、一度さがしてみてください。

先に書きましたが、このメールで管理部門などから依頼されるようなものが一番、忘れ去られる傾向にあると思います。私は「すぐやる」「未読に戻す」「予定アクションにする」などで対応してます。難しいとこですね～～

Answer 2

毎朝出社した時に予定を確認する習慣にすれば、問題ないのではないでしょうか。