RPA導入についてアドバイスをください。 b to bの企業で海外営業事務をしており、 受発注業務を自動化できないか考…

Question

RPA導入についてアドバイスをください。

b to bの企業で海外営業事務をしており、
受発注業務を自動化できないか考えています。自社製品、仕入れ製品などがあり、それぞれ受発注の際の細かい手順は異なりますが、まずは基本的な自社製品から自動化したいと思っています。

【業務の流れは以下の通りです。】

1.海外代理店からの注文書を営業経由で入手する

2.注文書（形式はさまざま）や営業からの指示書（エクセル形式）に矛盾がないかを確認する

3.注文書や営業からの指示書の通りにエクセル形式で発注書を作成し、生産部門に提出する＝発注業務

4.注文書と営業からの指示書の通りに自社システムに入力をする＝受注入力業務

5.受発注の翌日に、入力内容や発注内容に誤りがないかダブルチェックを行う
生産部門に発注書を提出できているかの確認のため、生産部門から受領書もいただいている

【上記の手順での問題点は以下の3点です。】
・2.
営業からのエクセル形式の指示書、代理店からの注文書に誤りが多い。確認や営業への指摘に時間が取られてリードタイムが長くなっている

・3. 4.
営業がエクセルで指示書を作成してくれているのに、同じ情報を自社システムと発注用のエクセルに入力をしている。無駄に人の介入が多いと感じている。

・5.
営業管理の私たちは、生産部門に発注書を提出できているか不安な気持ちを抱えている。
生産部門にとっても、受領書を営業管理に返すのは手間になっている。

【やりたいこと】
手順を以下のようにしたいです。

1.海外のお客様から注文書をいただき、営業にも今まで通りに受発注指示書をエクセルに入力いただく

2.エクセルをもとに、受注入力、発注書作成提出を自動化する

3.翌日に、矛盾のない処理が進んでいないか確認する

そうすることで、今まで営業の手入力→営業管理での手入力→受注管理、生産開始完了となっていたのを、
営業の入力→受注管理、生産開始完了にしたいです。
人の介入を減らすことで、無駄な作業時間やミスの発生率を抑えたいです。

【上記のやり方を考えた理由】
海外のお客様から注文書では、書類に品番がかかれていなかったり不備も多くあるので、営業からの指示書がなければ、何を発注したいのかなどの判断はできません。

そのため、営業からの指示書をもとに自動的に受発注を行えるようにし、私たちの業務負担を減らしたいと思っています。
ただ、営業からの指示書も信憑性が低いため3.の通りのチェック作業は残るだろうと思っています。

【悩んでいること】
上記の提案ですと、私たち営業管理部門の負担は減りますが、営業の負担は減りません。（むしろ責任感が大きくなり、負担は増えるでしょう。現状は、私たちがヒヤリハットとなっているため、責任感が低すぎるのも問題なのですが。。）そのため、営業からの反発を心配しています。

また、営業の仕事の質をあまり信用していないので、営業の入力したエクセルをもとに自動化してしまうと、誤って受発注が進み取り返しのつかないことになる可能性も高いです。（そのために、自動化の後も、チェック業務を取り入れてるのですが。
現状は、「間違い率の高い営業の指示内容を私たちが確認→私たちによる受発注→間違い率の低い私たちの処理内容の確認」と言う流れのため、誤って処理が進む可能性は低く抑えられています。営業による入力から誤ったまま気づず処理が進み、その後に確認となると、もう後戻りできないターンにいたと言うことが起こりかねません。）

上記の提案に様々な視点からご指摘いただきたいです。

新卒3年目のため、わからないことも多いのですが、よろしくお願いします。

Answer 1

＞RPA導入についてアドバイスをください。

RPAというのは、提携された作業を用意された昨日の範囲で行う物です。
なので、今回の場合は人為的なものの判断には使えません。

EXCELを使うのが原因なので、EXCELを使わなければどれも改善できます。
＆送り側でミスの改善は可能です。

＞上記の提案に様々な視点からご指摘いただきたいです。

提案に対してというよりは、会社として改善するためにコストをかける気が
あるのかどうかを確認をするべきだと思います。

それがあるのなら、改善するためのものは作ったげることは可能なので
自身でどうすればいいを考えるのではなく、設計を投げてもらえば、それぞれ適した方法を設計できますし、設計ができない状態で自身で進めていくのなら今回のRPAのように間違った方向に進むので意味のないものになることが多いと思います

Answer 2

一度に全部はハードルが高いので段階を追ってするのをおすすめします。
4のエクセルのカタマリからシステムへの自動転記は割と簡単にできます。
そこで空いた時間で注文から指示書の形を整える検討ができます。
個別に自動化してもいいし、全体をシステム化できるか考えても良いと思います。
このとき、4の自動化を含めて、
有料のRPA利用は除外すべきです。
メンテナンス維持のコスト、ライセンスコストがかかりすぎるのと、業務構造が変革できなくなるからです。
まずは自部門の仕事を速くできることに注力すれば、どこにも迷惑はかかりません。その実績から次の関連部署への展開できるかと思います。