事務仕事のさばき方について質問です。 コピーやスキャン、データ入力の事務(補佐業務)をしています。 複数の人から…

Question

事務仕事のさばき方について質問です。

コピーやスキャン、データ入力の事務(補佐業務)をしています。
複数の人から様々なタイミングで、ボリュームの違う仕事が振られます。30分で終わる仕事が多いですが、数時間、丸一日、10日程かかるものもあります。

この他、定常業務もあります。(お茶の準備や清掃等)

悩みは依頼者の皆さんが期限を示してくれないことです。

こちらから尋ねると「急がないので手が空いているときにやって」と濁されだり、
「他に急ぎのがあるの？」（簡単なすぐ終わる仕事なのになぜ聞くんだ？という態度）と言われる事が多いです。

簡単な仕事が多いので、恐らく依頼者の方は、必要な時までに余裕で間に合うとふんでいたり、
自分の依頼を先にやると思っているのだと思います。

しかし、私としては常に業務を並行しているし、効率的にやるため自分のスケジュールを組みたいし、期限を知りたいのです。

なお、事務仕事は最近始めたばかりで、これまでは自分の裁量で数日単位のスケジュールを組んで仕事をしていました。
他人から細い仕事を依頼されたりそれに自分の仕事が左右されることは経験がありません。

質問は、効率的にスケジュールを組んで進めたい気持ちを諦め、空気を読んで優先順位を決めてさばくべきか？ です。

あるいは、期限の尋ね方でいい表現があれば教えてください。

Answer 1

たぶん、前任者の人がそれで対応してたからみなさん聞かれることに慣れてないんだと思います。

聞き方自体は間違ってない（ほかに聞きようがない）と思います。
「いつごろまでにお持ちしたらよろしいでしょうか」
「いまは○○さんに頼まれたことをしているので○時頃/明日午前中になりますがよろしいでしょうか」「今日中ですか？」

とかそのくらいだと。

丸一日かかるものをしていたら、たとえ数十分で終わるものを頼まれたら「まじか」ってなると思うので、後からきたものが優先なのかを確認して質問者が手一杯ならほかのひとに回してもらうなどの対応をしなければいけないですもんね。

わたしも事務員で、本来の仕事以外に急にふられるときが多々ありますが普通に「これ今日中ですか？」って聞いてますよ。ほかに優先したいことがすでにあれば「今日は○○をやるので明日午前までには終わるようにします」って都合を聞かずに言い切ったり。弊社は残業NGなので無理なものは無理と言い切って、明日やります～って感じです。

空気を読むと言っても、その資料をいつ使うのかわかるような社内スケジュールが共有されてないと難しいと思いますので
手間だし、嫌な顔をされても聞くしかないと思います。
勝手な判断で後回しにして怒られるのはあほらしいですよ。

Answer 2

事務の仕事に慣れると解消する問題のように思います。
期限を確認するのは、気にせず自分を守るために行ってください。
但し、慣れてきたら同じような業務は、以前の期限を参考にして、◯◯で問題ありませんよね？と同意を得るように確認してください。

効率的にスケジュールを組むことは、諦める必要はありませんが、事務はマルチタスクなので、仕事を頼まれると効率的にいかない場合もあります。
そこら辺の感覚を踏まえて、慣れてくると自分の仕事状況を説明して、後回しにできたり、具体的な期限を引き出せたりするので、それまでは、試行錯誤して業務をこなしてみてください。

Answer 3

事務仕事あるあるですね。

相手が期限を言って来ない場合は、こちらから「今他の仕事をやっていますので、その後になりますがいいですか？」とか「今立て込んでいるので、○○日ぐらいかかりますが、間に合いますか？」「明日までやればいいですか？」等とこちらから日数を提示すると良いと思います。

Answer 4

期限を言ってくれないのは困りますね。

フセンを用意しておいて、仕事を持って来られたとき、
◯◯さん◯月◯日まで
と目の前で書いて貼ればいいです。

もしなんか言われたら、他の方にも頼まれますので、期限の短いものからやらないと間に合いませんので、と言えばいいです。

お互い仕事なんですから、軽くみられるような態度では舐められます。

私も期限内に仕上げるのが仕事ですから、というスタンスでいてくださいね。