会社の総務部してます。 質問というより、愚痴となります。 気づかれや板挟みが多く疲れます。 私自身、コミュニケーションに…

Question

会社の総務部してます。
質問というより、愚痴となります。
気づかれや板挟みが多く疲れます。
私自身、コミュニケーションに長けてたり、頭が良いわけではないです。しかし、人と人の間に立つことが多いため、伝え方にはかなり気を使ってます。
私は平和的に解決したいので、私が謝ってすみそうなことは私が悪くなくても謝ります。
でも、自分本位の意見や会社のルールを守ってくれなかったり、なんだか疲れちゃいました。
総務部で人と人の間に立ってる方または調整している方って、何を心がけてますか？
私は心配性で気にしすぎな部分があるのですが、こういう人は総務に向いてないのでしょうか？
細かい書類チェックは得意で、総務の事務処理は問題ないです。

Answer 1

前にいた総務の子は社交辞令もそんなにできないし気さくな方ではなかったですが、ぶっきらぼうが板についていて、それはそれでやりやすそうでした。

それは無理です、できないです、と割とはっきり言うタイプなので、逆に周囲が気を遣っていました。悪くないのに謝ったり気を遣ったりすると舐められていつまでも提出物を出してくれないとか、ルールを守ってくれない、となるので、言うべきことは言う。
でもその時に嫌いとか余計な感情を表に出さないようにすることは必要だと思います。

人の気持ちを勘案しないほうが意外とうまくいくのかも？と考えさせられた経験でした。

Answer 2

向いてなくはないと思いますが、あなたはきっと優しい方なんでしょうね。

私は総務仕事は原則、就業規則やルールに則った対応を心がけています。

会社のルールを守らない人には、就業規則を示し、皆様同様にお願いしておりますと説明して納得してもらいます。
納得できないと揉めた場合は、上司にエスカレーションして対応してもらいます。

就業規則にない事柄であれば、何とか対応しようとせず、都度上司に相談。
場合によっては、就業規則の追加改定が必要となる可能性も。

自分本位な言い分を通そうとする人については、個別にヒアリングし、一見自分本位なようでその実合理性があるのであれば、上司相談の上言い分を通すこともありますし、合理性がなければ、やはり上司相談の上、社長(部長や関係部署の上司等)の許可が出ないからと却下するだけです。

似たような事例が複数発生した際、Aさんのときは通したけどBさんのときは却下した、など感情やその時の雰囲気で対応にブレが生じたり、就業規則に反するが例外的に通した等といった事例を作ってしまうと、悪しき前例となり、あの人はOKだったんだから通してよ、に対して強く出れなくなります。

なので、就業規則という会社のルールに則った合理性のある対応を心がけること。
困ったら上司に相談すること。
これが鉄則です。