教えてください。 現在、私が経理事務として約1年勤めている会社で、新しく営業事務のパートが2名入社しました。

Question

教えてください。
現在、私が経理事務として約1年勤めている会社で、新しく営業事務のパートが2名入社しました。営業事務のフォローを稀にすることがあり、そのフォローとして、その2名が正しい言葉遣いができないので電話応対をしたり、その2名が入力した弊社の会員制度の情報をダブルチェックや請求データの入力情報のチェックなんかをしております。
ダブルチェックをしていて思うのですが、あまりにも新人2名のミスが多く、そしてなんども注意をしているのですがなかなか直りません。

間違っているところを指摘しても、メモをとっていないので（とらなくても直る、若しくは覚えているのであれば別に構いません）、何度も同じ間違いをします。
2名ともです。
間違いの内容としては、名前・請求先の間違い（2名ともおそらく漢字が苦手？）、ふりがな間違い、電話番号間違い、入力項目もれなどです。
会員制度については、営業担当が申込用紙を記入している場合もあるので、その情報が間違っていないか、受注書と申込書の突合もお願いしているのですが、されている形跡はありません。
正直、申込用紙に書いてあることをそのまま入力するのなんて、ただめくらばんを押すに等しいと思っておりますし、なんのために営業事務がいるんだ、自身に経費がいくらかかって売上をどれだけ上げているか理解できていないのか、と思ってしまいます。

会費は安くない金額ですし、それをいただいて会員様になっていただいているし、その情報を元にお客様の応対をするので、間違いがあれば失礼極まりないです。
紙に書いてある内容をそのまま入力することの何が難しいのか、ほとほと理解できないでいます。

入力についても、口で説明するだけでは理解できないと思い、画面をスクリーンショット→申込書の該当箇所を記入という教え方だったのですが、私の教え方が悪かったのでしょうか？
入力箇所がわからないならまだしも、漢字やふりがな、住所の間違いなどは、入力後一度見直せば気づくと思うのですが。

メモを取らないので、この部分がよく間違っているというのを指摘するためにも、最近はスクショをとってこの部分が間違いがちですとコメントするようにしていますが、このようなやり方で改善されるといいのですが？
私自身かなりこの問題でストレスを抱えており、なかなか頭の中を整理できておらず、わかりづらい文章で申し訳ございません。
どのようにすればこの2名は改善するでしょうか。

Answer 1

お疲れ様です。
自分がしっかりしているだけにいい加減な人を見るとイライラする気持ちは凄く分かります。

まあ、そういう人は珍しくないです。

けど、それでは貴方が疲弊するばかりなので。

私がご提案するのは「自分で直させる」です。しかも教えてやらないのです。

貴方がダブルチェック→間違えてるよ。勉強のために自分で探してねと優しく戻します。どこが間違えてるかは言いません。その人は見つかるまで探さなければなりません。これにうんざりすれば最初から自分で良く見るようになるかもしれませんし、向いてないと思って辞めるかもしれませんが…。(笑)

私は丁寧に教えてあげて、同じ書類を5回差し戻した時に、あ、もうダメだ…こいつなんも考えてない…って思った時があります。言われるまま直し、何度言っても反省もなく、間違えても恥ずかしげもなく「あ、そうですか…」くらいの人間に労力を割いてやる必要はないな…と判断しました。

その人は今でもミスが多くて皆から陰口叩かれてますが。自業自得です。

Answer 2

ITの力を借りてミスがなくならないかとは思いますが、

今回のケースではミスを改善してもらうのが目的なら、
上司に言ってミスの氏名、内容と件数をを張り出してもらう様にしては？
ミスするとミスした人が大変になる様な仕組みを考えた方がいいです。