事務仕事を上手くこなすにはどうしたらいいですか？ 未経験で経理事務の仕事を探していたのですが見つからず 4月から…

Question

事務仕事を上手くこなすにはどうしたらいいですか？

未経験で経理事務の仕事を探していたのですが見つからず
4月から派遣で営業事務の仕事に就きました
2ヶ月経ったのに仕事が上手く回せません。出社すると3～6件見積や申請の指示があります。
朝にはデスクの上が書類でいっぱいの状態です。
一つ一つはそんなに作業量ないのですが
一回習ったことの応用などが
急にぽんと指示されます。
また指示を出した営業さんは外回りに行っているため
指示の意味がわからないときや、詳細がわからないときは困ります。
社内にいても外部との電話をしていることが多く
気軽に聞けません。

また私のポジションはオフィス内では少し特殊です。
積算の人は積算だけして
総務事務の人は申請などだけをしているのですが
私はその両方を少しかじる感じで
まったく同じポジションの人がいないため
誰に聞いていいのか、聞ける人がいるのかもわかりません。

営業さんがいつ外出するかわからないので
いる内にと思って急いで処理するのですが
ミスなどがあります。

さらに見積内訳書、予算書、クライアント提出用見積書は
それぞれクライアント名や納期を記入し
指示のメールと一緒に提出。
データもタイトルに現場名と更新日時を入れて
共用フォルダにアップ
など面倒に思うことがあります。

また私はまだ見積が完全ではないため
訂正があると、その見積の修正だけでない
予算書、クライアント提出用見積書を作り直し
再度印刷・提出、データはタイトル更新してアップしないといけないです。

私としては一旦見積をチェックしてもらってから
次に進みたいのですが
営業さんがなかなか戻ってこないため
全て揃えてから提出するように言われてます。
チェックしてもらうつもりで出したつもりが
予算書は？データもアップされてないよ
と言われます。

それらが一つ一つならいいのですが
朝の段階で5,6件あるため
結局どれが完成したか、どれを提出したか混乱します。
OKの場合も何も言われないことがあるため
結局あれでよかったの？ってなることがあります。
付箋でやることをまとめているのですが
「提出」で止まったままの案件がいくつも。
(5日何も言われなければ捨てるようにしてます)

どうしたら営業事務、および事務全般の仕事を
頭パニックにならずこなせるようになりますか？

Answer 1

ここまで内容を説明出来るのに何故？

他の方とコメントしていますが、
やるべき事を整理し、順番にした一覧表にします。
【通常処理フロー】
①見積内訳書確認
②予算書添付
③クライアント提出用見積書(クライアント名や納期を記入)
④指示のメールと一緒に提出。
⑤データにタイトルに現場名と更新日時を入れる
⑥共用フォルダにアップ

【訂正の場合】
見積の修正
予算書
クライアント提出用見積書
再度印刷
提出
タイトル更新
アップ

…みたいにやるべき事を項目化して、その右側の列に、それが終わればチェックマークを入れて、漏れ抜けを防ぎます。
それを見積書毎にやって行きます。

なお、効率化の為に、まとめてやった方が良い項目は、まとめてやります。
予算書準備、共用フォルダーにuqとか、コピーとか。
それらをバラバラ(個々)にやると、非効率です。

それと、やり方が分からない時は、上司に聞けば良いと思います。あなたの状況も理解して貰う為にも。

Answer 2

なれないうちはそうなるけど。慣れれば時間配分が分かってくるので出来ますよ。
これがこれくらいで終わらせるでしょ。そしたら提出して、返事待ってる間にこっちやって、終わったらから返事来てるかな～来てないな、そろそろ帰ってくるでしょ。あ、居たこれどうなってます～？って感じ。

全部が歯車に合うように進められるようになりますよ。
ちなみに返事がなかったら、アレどうなりました？って自分から聞けばスッキリですよ。

Answer 3

チェックシートってのをつけながら作業をするといいですよ。
やることが決まっているならばレだけで簡単ですが、
修正内容もあるならば、
表などにまとめておくといいでしょうね。

わからないことはキチンとメールで残せるように確認しておくこと。

早く慣れるといいですね。